Leitfrage
Wie schaffe ich mich ab?
Meine eigene Intention seit der LeitOn GmbH 2011. Übergabe und Überflüssig-Werden sind das Erfolgsmaß.
Effizienz Buchhalter · Dennis Kulla · Berlin
Interim Buchhalter für Mittelstand und Konzern-Tochter.
Vakanz vertreten, Prozesse aufräumen, sauber übergeben. CFO-Sparringspartner mit Schwerpunkt Forderungs-Audit und Prozess-Audit. Berlin, remote bundesweit.
Drei Sätze, mit denen ich arbeite
Maxime im Mandat
Was muss ich tun, damit ich es nicht noch einmal tun muss?
Jede Routine soll einmal sauber gemacht werden, danach läuft sie ohne mich.
In einem Satz
Ich analysiere Prozesse und verbessere sie, im Idealfall automatisiere ich sie.
Die Antwort, die ich seit Jahren auf die Frage nach meiner Arbeit gebe.
In diesen Branchen gearbeitet
- Mobilität
- Diakonie
- Recht
- EdTech
- Food und Supplements
- Kosmetik
- IT-Sicherheit
- Beratung
- Medizintechnik
- Equipment-as-a-Service
- Elektronik
- Logistik
Drei Wege, mit mir zu arbeiten
Audit zuerst, Umsetzung danach.
Interim-Vertretung ist Modul drei, nicht das erste.
Sie wählen den Block, der zu Ihrer Lage passt. Jeder Audit hat einen definierten Befund, einen Festpreis und einen klaren Übergang in die Umsetzung.
Liquidität, die in OP-Listen verschwindet, sichtbar machen.
Strukturanalyse Ihrer offenen Posten, Mahnstufen-Konfiguration und Bonitätsprüfung. Ergebnis: ein dokumentierter Mahnworkflow und eine konkrete Eingangs-Erwartung in sechs bis zwölf Wochen.
Methodik
- Auswertung OP-Liste nach Alter, Risiko, Schuldner-Cluster
- Audit der Mahnstufen-Logik in DATEV oder SAP, typische Fundstellen sind abgelaufene Sperren und fehlende Eskalation
- Bonitätsprüfungs-Routine, abgestimmt auf Branche und Auftragsvolumen
- Telefon-Leitfaden für die Sachbearbeitung, schriftlich
- Reporting-Setup mit DSO, Aging-Buckets, Eingangsquote, wöchentliche Wiedervorlage
Belegte Wirkung
PROWIB: Forderungsverluste 5 % auf 0,1 % über Mahnworkflow und Bonitätsprüfung. ESN: Überfällige Forderungen minus 70 % in 4 Monaten, DSO 54 auf 38 Tage.
Buchhaltung, die nach Ihnen genauso läuft wie mit Ihnen.
Audit Ihrer Buchhaltungs-Abläufe vom Beleg bis zum Close. Ergebnis: verschriftlichte SOPs, klare Vertretungs-Regeln, identifizierte Automatisierungs-Hebel in DATEV, SAP oder per VBA-Skripten in Excel-Schnittstellen.
Methodik
- IST-Analyse von Belegfluss, Kontierungs-Logik, Schnittstellen zu Lohn, Faktura, Kanzlei
- Close-Audit mit tagesweiser Aufschlüsselung Ihres Monats- oder Quartalsabschlusses
- Standardisierung von Konten-Logik, Buchungs-Schablonen, Kostenstellen-Schemata
- Automatisierungs-Hebel prüfen: DATEV-Importschnittstellen, SAP-Massenpflege, VBA-Makros
- Verschriftlichung als SOPs, Checklisten, Vertretungs-Matrix, Schulungstermin
Belegte Wirkung
GHT Mobility: Prozesskosten bis minus 60 %, Close 12 von 12, Fehlerquote 10 % auf 2 %. NIRx: Klärfälle 320 auf 95, Close-Dauer 9 auf 6 Tage. PD Berater: minus 40 % Bearbeitungszeit Bankbuchhaltung, rund 2 FTE Kapazität gehoben.
Wenn die Buchhaltung ausfällt und Sie sofort jemanden brauchen.
Übernahme der laufenden Buchhaltung bei Kündigung, Krankheit oder Elternzeit. Standard-Einstieg in 2 bis 4 Wochen, bei akuter Vakanz schneller, sofern Kapazität frei ist. Schriftlicher Übergabe-Ordner zum Ende.
Methodik
- Laufende Buchhaltung, UStVA, OP-Listen, Zahllauf
- Vorbereitung Monats- und Jahresabschluss
- Abstimmung mit Ihrer Steuerkanzlei
- Strukturierte Übergabe an Ihr Team
- Bei Bedarf kombiniert mit Prozess-Audit, damit die Nachfolge sauber startet
Belegte Wirkung
Gansel Rechtsanwälte: 5 Bilanzen pro Woche, Platz 1 von über 10 Interim-Buchhaltern. Johannesstift Diakonie: Personalaufwand minus 50 % in IC-Kontenklärung, offene IC-Differenzen um zwei Drittel gesenkt.
Track-Record
Fünfzehn Jahre, elf nachweisbare Ergebnisse.
Interim-Mandate seit 2020, dazu drei prägende Festanstellungen davor. Jede Zahl mit Firma, Branche, Größe, Zeitraum und Art des Einsatzes. Im Erstgespräch erkläre ich Kontext und Methode zu jedem Punkt, soweit die Verschwiegenheit es zulässt.
minus 98 % Beratung
Forderungsverluste 5,0 % auf 0,1 %
Mahnworkflow strukturiert, Bonitätscheck eingeführt, Eskalations-Stufen sauber definiert.
minus 16 Tage Food und Supplements
DSO 54 auf 38 Tage
Überfällige Forderungen über 30 Tage um 70 % reduziert, in vier Monaten.
minus 50 % Elektronik
Personalaufwand minus 50 %
Aufgabenbündelung und Standardisierung in Buchhaltung und Kontenklärung.
minus 67 % Diakonie
IC-Differenzen auf ein Drittel gesenkt
Personalaufwand in Intercompany und Kontenklärung halbiert. Stabilere Konzern-Konsolidierung.
minus 3 Tage Medizintechnik
Close 9 auf 6 Tage
Klärfälle von 320 auf 95 reduziert. Fehlerrate Post-Close von 6 % auf 2 %.
bis minus 60 % Mobilität
Prozesskosten bis zu minus 60 %
Close 12 von 12 termingerecht. Fehlerquote 10 % auf 2 %. Eigene Leitungs-Station.
Spitze Recht
5 Bilanzen pro Woche, Platz 1 von über 10
Höchste Durchsatz-Leistung unter mehr als zehn parallelen Interim-Buchhaltern.
rund 2 FTE Beratung
Zeitersparnis 45 bis 100 %
Über mehrere Mandate seit 2021, aktuell das vierte. Bankbuchhaltung, Kontoabstimmung, Reporting, rund zwei FTE Kapazität freigesetzt.
100 % on-time Logistik
SAP-Migration ohne Zahllauf-Ausfall
R/3 auf S/4HANA. Zahlläufe in jeder Migrationswoche pünktlich, keine ausgefallenen Lieferanten-Zahlungen.
minus 22 % auf minus 7 % EdTech
Forecast-Abweichung minus 15 Punkte
Close 6 von 6 pünktlich. Time-to-Insight von zehn auf drei Tage.
Fördermittel + Reporting IT-Sicherheit
Fördermittel transparent, manuelle Aufwände gesenkt
Förderprojektabrechnung standardisiert und Business-Central-Reports plus Excel-Prüfläufe aufgebaut, die manuelle Aufwände senken.
Stimmen
Acht, die mit Klarnamen unterzeichnet haben.
Keine anonymisierten Kürzel. Name, Funktion, Firma. Auf Anfrage stelle ich, soweit möglich, einen direkten Kontakt für eine Referenz-Auskunft her.
-
Dennis hat unsere Intercompany-Abstimmung und Kontenklärung in wenigen Monaten in den Griff bekommen. Bei uns hieß es danach: Wenn Dennis geht, können wir die anderen Interim-Buchhalter gleich mit abmelden. So sauber hat vor ihm keiner gearbeitet.
Kazimierz Knapek
Finance Lead
Johannesstift Diakonie
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Sehr sorgfältiger und zuverlässiger Buchhalter mit exzellenten Fachkenntnissen. Ideal für Unternehmen ohne eigene Finanzabteilung, die temporär Top-Qualität benötigen. Absolut empfehlenswert.
Kaja Keller
Prokura
Gansel Rechtsanwälte
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Sehr effizienter Buchhalter, der Kosteneinsparungen von bis zu 60 Prozent realisierte. Dank seiner konzeptionellen Arbeitsweise und präzisen Urteilsfähigkeit findet er stets effektive Lösungen, selbst für komplexe Probleme.
Jan Hofmann
COO
GHT Mobility GmbH
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Selbstständig agierender Buchhalter, der Aufgaben ohne Einarbeitung übernimmt, sich rasch in komplexe Abläufe einarbeitet und messbare Ergebnisse sichert.
Christoph Kendler
CEO
LeitOn GmbH
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Sehr kompetenter und pragmatischer Buchhalter (as a Service). Insbesondere auch für Unternehmen geeignet, die sich keine interne Buchhaltungsabteilung leisten wollen. Kann ich nur weiterempfehlen.
Slava Tschurilin
CTO
GHT Mobility GmbH
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Außergewöhnlich kundenorientierter Buchhalter, der methodisch vorgeht und unternehmerisch denkt, eine in der Finanzbuchhaltung seltene Kombination, die spürbaren Mehrwert schafft.
Steffen Schink
Strategieberater
Schink Consulting
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Hoch engagierter Buchhalter, der mit systematischer Analyse und klaren Ideen Prozesse optimierte und Effizienz messbar steigerte, stets professionell, strukturiert und verbindlich.
Ingo Jurisch
CEO
PROWIB GmbH
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Einsatz bei PD als Projektleiter Prozessdokumentation und -optimierung. Fokus aufs Ziel, Akkuratesse, Struktur, Innovation. Sehr gern wieder.
Stefan Huhn
Leiter Finance Value
PD Berater der öffentlichen Hand
Stationen
Was ich vorher gemacht habe.
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seit 2020
Selbstständiger Finanzbuchhalter, Berlin
Über ein Dutzend Mandate bei zehn Unternehmen, remote bundesweit. Branchen-Spanne von Logistik über Diakonie und EdTech bis IT-Sicherheit. Mandanten zwischen 50 und 11.400 Mitarbeitenden.
Schwerpunkt Audit, Prozessoptimierung und Übergabe
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2017 bis 2019
Leiter Buchhaltung, GHT Mobility GmbH
Aufstieg vom Alleinbuchhalter zur Leitung eines zehnköpfigen Teams aus Fibu, Office-Management und IT in der Gesellschaft hinter CleverShuttle. Buchhaltung aus dem Steuerbüro ins Haus geholt. Close 12 von 12 termingerecht, Fehlerquote 10 % auf 2 %.
Vom Alleinbuchhalter zur Leitung
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2016 bis 2017
Alleinbuchhalter und Forderungsmanager, PROWIB
Forderungsverluste von 5 % auf 0,1 % durch strukturiertes Mahnwesen und Bonitätschecks. Liquiditätssicherung in einer Beratungsgesellschaft.
Forderungsverluste minus 98 %
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2011 bis 2016
Alleinbuchhalter und Forderungsmanager, LeitOn GmbH
Erste eigene Standardisierungs-Projekte: Vorlagen, Checklisten, DATEV-Routinen. Personalaufwand minus 50 % durch Aufgabenbündelung.
Personalaufwand minus 50 %
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2010 bis 2011
Alleinbuchhalter, diso gGmbH
Fünf Mandate parallel in der Sozialwirtschaft, End-to-End in Sage KHK. Alle Abschlüsse fristgerecht, zwölf von zwölf.
Fünf Mandate parallel
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2008 bis 2010
Sachbearbeitung, TotalEnergies
Einstieg im Konzern-Umfeld, Konzerngruppe mit 103.000 Mitarbeitenden. Strukturierte Fallabwicklung, Datenqualitäts-Kontrollen und Schnittstellen zwischen HR und Finanz. Fundament für die spätere Skalierungs-Logik.
Konzern-Fundament
Praxisleitfaden 2024
Der Weg zur Effizienz Buchhaltung
Leitprinzipien für Führungskräfte
Praxisleitfaden Standardisierung und Automatisierung. DATEV, SAP, VBA, KPI-Sets.
Authority
Drei Prinzipien meiner Arbeit.
2024 habe ich aufgeschrieben, wie ich arbeite. Nicht als Marketing, sondern als Praxisleitfaden für Inhaber und CFOs, die ihre Buchhaltung selbst führen und nicht alle drei Jahre umbauen wollen.
- 01
Jeder Klick soll der letzte seiner Art sein
Wer eine Routine zum zweiten Mal manuell macht, hat die erste Chance zur Automatisierung verschenkt. Die zweite ist Pflicht.
- 02
Dokumentieren Sie, als wären Sie morgen weg
Eine gute Buchhaltung hat keine Schlüsselperson. Sie hat Anleitungen, Eskalationspfade und eine Vertretungs-Regel, die mehr als einen Namen enthält.
- 03
Kennzahlen sind ein Versprechen
Wer DSO, OP-Alter und Close-Tempo nicht jeden Monat sieht, führt im Blindflug. Drei Kennzahlen reichen, wenn sie stimmen.
Vorab geklärt
Sieben Fragen, die im Erstgespräch ohnehin kommen.
Was unterscheidet einen Audit von einer Interim-Buchhaltung?
Ein Audit hat einen klaren Auftrag, einen Festpreis und endet mit einem schriftlichen Befund. Interim-Buchhaltung bedeutet, dass ich operative Aufgaben mit übernehme, solange Sie jemanden brauchen. Beides lässt sich kombinieren: Der Audit liefert die Standards, das Interim die Stabilisierung.
Was kostet ein Audit oder ein Interim-Einsatz?
Das hängt von der Leistung ab. Für Audits arbeite ich mit einem Festpreis, den wir nach einem kurzen Erstgespräch festlegen, sobald der Umfang klar ist. Interim-Einsätze und laufende Arbeit rechne ich nach Stunden ab, Stundensatz 110 bis 140 EUR, Tagessatz auf Anfrage. Vor Beginn erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit Budget und Eskalations-Schwelle.
Wie ist die Verschwiegenheit geregelt?
Drei Säulen tragen das. Erstens eine vertragliche Verschwiegenheits-Klausel mit jedem Mandat. Zweitens ein DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag bei Verarbeitung personenbezogener Daten. Drittens das Geschäftsgeheimnisgesetz GeschGehG für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. In Mandaten, die an eine Steuerkanzlei angebunden sind, greift zusätzlich Paragraph 203 Absatz 4 StGB für mich als Mitwirkenden. NDAs unterzeichne ich vor Mandatsbeginn ohne Diskussion. Mandantennamen erscheinen auf der Website nur mit schriftlicher Einwilligung.
Ersetzen Sie eine Steuerkanzlei?
Nein. Ich bin Finanzbuchhalter, nicht in einer Kanzlei tätig. Steuererklärung, Steuerberatung und Jahresabschluss-Erstellung bleiben bei Ihrer Kanzlei. Ich arbeite Ihrer Kanzlei zu, sauber vorkontiert und dokumentiert.
Was bedeutet "Automatisierung" konkret?
In Ihrem Bestands-System, nicht durch neue Tools. Beispiele: DATEV-Importschnittstellen sauber konfigurieren, SAP-Buchungsmasken per Massenpflege-Werkzeug füllen, Excel-Vorlagen mit VBA-Makros für wiederkehrende Auswertungen, Power-BI-Reports für KPI-Sets.
Wie schnell können Sie starten?
Standard-Einstieg 2 bis 4 Wochen nach Erstgespräch. Bei akuter Vakanz, etwa nach Kündigung oder Krankheit, ist ein Express-Einstieg innerhalb weniger Tage möglich, gegen Aufschlag und sofern Kapazität frei ist. Ich arbeite remote bundesweit und kann mehrere Mandate parallel übernehmen, jedes mit voller Aufmerksamkeit.
Wer ist mein Vertragspartner?
Effizienz Buchhalter GmbH, vertreten durch Dennis Kulla. Gewerbliche Berufshaftpflicht aktiv. Die operative Leistung erbringe ich persönlich, keine Junior-Übergabe, kein Account-Manager als Filter.
Erstgespräch
Lieber jetzt 30 Minuten sprechen
als später drei Wochen suchen.
Ein kurzes Gespräch reicht, um zu klären, ob ein Audit oder ein Interim-Einsatz sinnvoll ist. Wenn nicht, sage ich das und nenne, wenn möglich, eine Anlaufstelle. Personalvermittler bleiben in dem Fall außen vor. Sie sprechen direkt mit mir.