Leitfrage
Wie schaffe ich mich ab?
Meine eigene Intention seit der LeitOn GmbH 2011. Sauber übergeben und überflüssig werden, das ist das Erfolgsmaß.
Effizienz Buchhalter · Dennis Kulla · Berlin
Interim Buchhalter für Mittelstand und Konzern-Tochter.
Vakanz vertreten, Prozesse aufräumen, sauber übergeben. CFO-Sparringspartner mit Schwerpunkt Forderungs-Audit und Prozess-Audit. Berlin, remote bundesweit.
Drei Sätze, mit denen ich arbeite
Maxime im Mandat
Was muss ich tun, damit ich es nicht noch einmal tun muss?
Jede Routine soll einmal sauber gemacht werden, danach läuft sie ohne mich.
In einem Satz
Ich analysiere Prozesse und verbessere sie, im Idealfall automatisiere ich sie.
Die Antwort, die ich seit Jahren auf die Frage nach meiner Arbeit gebe.
In diesen Branchen gearbeitet
- Mobilität
- Diakonie
- Recht
- EdTech
- Food und Supplements
- Kosmetik
- IT-Sicherheit
- Beratung
- Medizintechnik
- Equipment-as-a-Service
- Elektronik
- Logistik
Leistungen
Audit zuerst, Umsetzung danach.
Bei akutem Ausfall drehen wir die Reihenfolge: erst die Vertretung, das Audit kommt danach.
Sie wählen den Block, der zu Ihrer Lage passt. Jeder Audit hat einen definierten Befund, einen vorab vereinbarten Preis und einen klaren Übergang in die Umsetzung.
Wenn die Buchhaltung ausfällt und Sie sofort jemanden brauchen.
Übernahme der laufenden Buchhaltung bei Kündigung, Krankheit oder Elternzeit. Denn die Fristen laufen weiter: UStVA am 10. des Folgemonats, Abschluss, Offenlegung. Standard-Einstieg in 2 bis 4 Wochen, bei akuter Vakanz schneller, sofern Kapazität frei ist. Schriftlicher Übergabe-Ordner zum Ende.
Methodik
- Laufende Buchhaltung, Zuarbeit zur UStVA, OP-Listen, Zahllauf
- Vorbereitung Monats- und Jahresabschluss
- Abstimmung mit Ihrer Steuerkanzlei
- Strukturierte Übergabe an Ihr Team
- Bei Bedarf kombiniert mit Prozess-Audit, damit die Nachfolge sauber startet
Liquidität, die in OP-Listen verschwindet, sichtbar machen.
Strukturanalyse Ihrer offenen Posten, Mahnstufen-Konfiguration und Bonitätsprüfung. Ergebnis: ein dokumentierter Mahnworkflow und eine konkrete Eingangs-Erwartung in sechs bis zwölf Wochen.
Methodik
- Auswertung OP-Liste nach Alter, Risiko, Schuldner-Cluster
- Audit der Mahnstufen-Logik in DATEV oder SAP, typische Fundstellen sind abgelaufene Sperren und fehlende Eskalation
- Bonitätsprüfungs-Routine, abgestimmt auf Branche und Auftragsvolumen
- Telefon-Leitfaden für die Sachbearbeitung, schriftlich
- Reporting-Setup mit DSO, Aging-Buckets, Eingangsquote, wöchentliche Wiedervorlage
Buchhaltung, die nach Ihnen genauso läuft wie mit Ihnen.
Audit Ihrer Buchhaltungs-Abläufe vom Beleg bis zum Close. Ergebnis: verschriftlichte SOPs, klare Vertretungs-Regeln, identifizierte Automatisierungs-Hebel in DATEV, SAP oder per VBA-Skripten in Excel-Schnittstellen.
Methodik
- IST-Analyse von Belegfluss, Kontierungs-Logik, Schnittstellen zu Lohn, Faktura, Kanzlei
- Close-Audit mit tagesweiser Aufschlüsselung Ihres Monats- oder Quartalsabschlusses
- Standardisierung von Konten-Logik, Buchungs-Schablonen, Kostenstellen-Schemata
- Automatisierungs-Hebel prüfen: DATEV-Importschnittstellen, SAP-Massenpflege, VBA-Makros
- Verschriftlichung als SOPs, Checklisten, Vertretungs-Matrix, Schulungstermin
Aus dem Befund wird Wirklichkeit: Ich setze die Maßnahmen um, dokumentiere die Abläufe und übergebe Strukturen, die ohne mich laufen.
Mehr zur UmsetzungTrack-Record
Fünfzehn Jahre, elf nachweisbare Ergebnisse.
Interim-Mandate seit 2020, dazu drei prägende Festanstellungen davor. Jede Zahl mit Firma, Branche, Größe, Zeitraum und Art des Einsatzes. Im Erstgespräch erkläre ich Kontext und Methode zu jedem Punkt, soweit die Verschwiegenheit es zulässt.
15+ Jahre Erfahrung
12 Mandate bei zehn Unternehmen seit 2020
11 belegte Ergebnisse
11.400 Mitarbeitende im größten Mandat
Forderungsverluste 5,0 % auf 0,1 %
minus 98 %Mahnworkflow strukturiert, Bonitätscheck eingeführt, Eskalations-Stufen sauber definiert.
DSO 54 auf 38 Tage
minus 16 TageÜberfällige Forderungen über 30 Tage um 70 % reduziert, in vier Monaten.
Personalaufwand minus 50 %
minus 50 %Aufgabenbündelung und Standardisierung in Buchhaltung und Kontenklärung.
Alle 11 Ergebnisse mit Beleg ansehen
IC-Differenzen auf ein Drittel gesenkt
minus 67 %Personalaufwand in Intercompany und Kontenklärung halbiert. Stabilere Konzern-Konsolidierung.
Close 9 auf 6 Tage
minus 3 TageKlärfälle von 320 auf 95 reduziert. Fehlerrate Post-Close von 6 % auf 2 %.
Prozesskosten bis zu minus 60 %
bis minus 60 %Close 12 von 12 termingerecht. Fehlerquote 10 % auf 2 %. Eigene Leitungs-Station.
5 Bilanzen pro Woche, Platz 1 von über 10
SpitzeHöchste Durchsatz-Leistung unter mehr als zehn parallelen Interim-Buchhaltern.
Zeitersparnis 45 bis 100 %
rund 2 FTEÜber mehrere Mandate seit 2021, aktuell das vierte. Bankbuchhaltung, Kontoabstimmung, Reporting, rund zwei FTE Kapazität freigesetzt.
SAP-Migration ohne Zahllauf-Ausfall
100 % on-timeR/3 auf S/4HANA. Zahlläufe in jeder Migrationswoche pünktlich, keine ausgefallenen Lieferanten-Zahlungen.
Forecast-Abweichung minus 15 Punkte
minus 22 % auf minus 7 %Close 6 von 6 pünktlich. Time-to-Insight von zehn auf drei Tage.
Fördermittel transparent, manuelle Aufwände gesenkt
Fördermittel + ReportingFörderprojektabrechnung standardisiert und Business-Central-Reports plus Excel-Prüfläufe aufgebaut, die manuelle Aufwände senken.
Stimmen
Acht, die mit Klarnamen unterzeichnet haben.
Keine anonymisierten Kürzel. Name, Funktion, Firma. Auf Anfrage stelle ich, soweit möglich, einen direkten Kontakt für eine Referenz-Auskunft her.
-
Dennis hat unsere Intercompany-Abstimmung und Kontenklärung in wenigen Monaten in den Griff bekommen. Bei uns hieß es danach: Wenn Dennis geht, können wir die anderen Interim-Buchhalter gleich mit abmelden. So sauber hat vor ihm keiner gearbeitet.
Kazimierz Knapek
Finance Lead, Johannesstift Diakonie
-
Sehr sorgfältiger und zuverlässiger Buchhalter mit exzellenten Fachkenntnissen. Ideal für Unternehmen ohne eigene Finanzabteilung, die temporär Top-Qualität benötigen. Absolut empfehlenswert.
Kaja Keller
Prokura, Gansel Rechtsanwälte
-
Sehr effizienter Buchhalter, der Kosteneinsparungen von bis zu 60 Prozent realisierte. Dank seiner konzeptionellen Arbeitsweise und präzisen Urteilsfähigkeit findet er stets effektive Lösungen, selbst für komplexe Probleme.
Jan Hofmann
COO, GHT Mobility GmbH
Weitere Referenzen lesen
-
Selbstständig agierender Buchhalter, der Aufgaben ohne Einarbeitung übernimmt, sich rasch in komplexe Abläufe einarbeitet und messbare Ergebnisse sichert.
Christoph Kendler
CEO, LeitOn GmbH
-
Sehr kompetenter und pragmatischer Buchhalter (as a Service). Insbesondere auch für Unternehmen geeignet, die sich keine interne Buchhaltungsabteilung leisten wollen. Kann ich nur weiterempfehlen.
Slava Tschurilin
CTO, GHT Mobility GmbH
-
Außergewöhnlich kundenorientierter Buchhalter, der methodisch vorgeht und unternehmerisch denkt, eine in der Finanzbuchhaltung seltene Kombination, die spürbaren Mehrwert schafft.
Steffen Schink
Strategieberater, Schink Consulting
-
Hoch engagierter Buchhalter, der mit systematischer Analyse und klaren Ideen Prozesse optimierte und Effizienz messbar steigerte, stets professionell, strukturiert und verbindlich.
Ingo Jurisch
CEO, PROWIB GmbH
-
Einsatz bei PD als Projektleiter Prozessdokumentation und -optimierung. Fokus aufs Ziel, Akkuratesse, Struktur, Innovation. Sehr gern wieder.
Stefan Huhn
Leiter Finance Value, PD Berater der öffentlichen Hand
Stationen
Was ich vorher gemacht habe.
seit 2020 Selbstständiger Finanzbuchhalter, Berlin
Ein Dutzend Mandate bei zehn Unternehmen, remote bundesweit. Branchen-Spanne von Logistik über Diakonie und EdTech bis IT-Sicherheit. Mandanten zwischen 50 und 11.400 Mitarbeitenden.
Schwerpunkt Audit, Prozessoptimierung und Übergabe
2017 bis 2019 Leiter Buchhaltung, GHT Mobility GmbH
Aufstieg vom Alleinbuchhalter zur Leitung eines zehnköpfigen Teams aus Fibu, Office-Management und IT in der Gesellschaft hinter CleverShuttle. Buchhaltung aus dem Steuerbüro ins Haus geholt. Close 12 von 12 termingerecht, Fehlerquote 10 % auf 2 %.
Vom Alleinbuchhalter zur Leitung
2016 bis 2017 Alleinbuchhalter und Forderungsmanager, PROWIB
Forderungsverluste von 5 % auf 0,1 % durch strukturiertes Mahnwesen und Bonitätschecks. Liquiditätssicherung in einer Beratungsgesellschaft.
Forderungsverluste minus 98 %
2011 bis 2016 Alleinbuchhalter und Forderungsmanager, LeitOn GmbH
Erste eigene Standardisierungs-Projekte: Vorlagen, Checklisten, DATEV-Routinen. Personalaufwand minus 50 % durch Aufgabenbündelung.
Personalaufwand minus 50 %
2010 bis 2011 Alleinbuchhalter, diso gGmbH
Fünf Mandate parallel in der Sozialwirtschaft, End-to-End in Sage KHK. Alle Abschlüsse fristgerecht, zwölf von zwölf.
Fünf Mandate parallel
2008 bis 2010 Sachbearbeitung, TotalEnergies
Einstieg im Konzern-Umfeld, Konzerngruppe mit heute 103.000 Mitarbeitenden. Strukturierte Fallabwicklung, Datenqualitäts-Kontrollen und Schnittstellen zwischen HR und Finanz. Fundament für die spätere Skalierungs-Logik.
Konzern-Fundament
Praxisleitfaden 2024
Der Weg zur Effizienz Buchhaltung
Leitprinzipien für Führungskräfte
Authority
Drei Prinzipien meiner Arbeit.
2024 habe ich aufgeschrieben, wie ich arbeite. Nicht als Marketing, sondern als Praxisleitfaden für Inhaber und CFOs, die ihre Buchhaltung selbst führen und nicht alle drei Jahre umbauen wollen.
Die drei Prinzipien lesen
- 01
Jeder Klick soll der letzte seiner Art sein
Wer eine Routine zum zweiten Mal manuell macht, hat die erste Chance zur Automatisierung verschenkt. Die zweite ist Pflicht.
- 02
Dokumentieren Sie, als wären Sie morgen weg
Eine gute Buchhaltung hat keine Schlüsselperson. Sie hat Anleitungen, Eskalationspfade und eine Vertretungs-Regel, die mehr als einen Namen enthält.
- 03
Kennzahlen sind ein Versprechen
Wer DSO, OP-Alter und Close-Tempo nicht jeden Monat sieht, führt im Blindflug. Drei Kennzahlen reichen, wenn sie stimmen.
Vorab geklärt
Sieben Fragen, die im Erstgespräch ohnehin kommen.
Was unterscheidet einen Audit von einer Interim-Buchhaltung?
Ein Audit hat einen klaren Auftrag, einen vorab vereinbarten Preis und endet mit einem schriftlichen Befund. Interim-Buchhaltung bedeutet, dass ich operative Aufgaben mit übernehme, solange Sie jemanden brauchen. Beides lässt sich kombinieren: Der Audit liefert die Standards, das Interim die Stabilisierung.
Was kostet ein Audit oder ein Interim-Einsatz?
Das hängt von der Leistung ab. Für Audits gilt: bei DATEV ein Festpreis, den wir nach einem kurzen Erstgespräch festlegen; bei anderen Systemen wie SAP, Sage KHK oder Business Central ein vorher vereinbarter Stundensatz von 110 bis 140 EUR, weil ich den Aufwand außerhalb von DATEV nicht sicher vorab kalkulieren kann. Interim-Einsätze und laufende Arbeit rechne ich nach Stunden ab, Stundensatz 110 bis 140 EUR, Tagessatz auf Anfrage. Vor Beginn erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit Budget und Eskalations-Schwelle.
Wie ist die Verschwiegenheit geregelt?
Drei Säulen tragen das. Erstens eine vertragliche Verschwiegenheits-Klausel mit jedem Mandat. Zweitens ein DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag bei Verarbeitung personenbezogener Daten. Drittens das Geschäftsgeheimnisgesetz GeschGehG für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. In Mandaten, die an eine Steuerkanzlei angebunden sind, greift zusätzlich Paragraph 203 Absatz 4 StGB für mich als Mitwirkenden. NDAs unterzeichne ich vor Mandatsbeginn ohne Diskussion. Mandantennamen erscheinen auf der Website nur mit schriftlicher Einwilligung.
Ersetzen Sie eine Steuerkanzlei?
Nein. Ich bin Finanzbuchhalter, nicht in einer Kanzlei tätig. Steuererklärung, Steuerberatung und Jahresabschluss-Erstellung bleiben bei Ihrer Kanzlei. Ich arbeite Ihrer Kanzlei zu, sauber vorkontiert und dokumentiert.
Was bedeutet „Automatisierung“ konkret?
In Ihrem Bestands-System, nicht durch neue Tools. Beispiele: DATEV-Importschnittstellen sauber konfigurieren, SAP-Buchungsmasken per Massenpflege-Werkzeug füllen, Excel-Vorlagen mit VBA-Makros für wiederkehrende Auswertungen, Power-BI-Reports für KPI-Sets.
Wie schnell können Sie starten?
Standard-Einstieg 2 bis 4 Wochen nach Erstgespräch. Bei akuter Vakanz, etwa nach Kündigung oder Krankheit, ist ein Express-Einstieg innerhalb weniger Tage möglich, gegen Aufschlag und sofern Kapazität frei ist. Ich arbeite remote bundesweit und kann mehrere Mandate parallel übernehmen. Ob für Ihren Umfang aktuell Kapazität frei ist, sage ich Ihnen im Erstgespräch klar, in beide Richtungen.
Wer ist mein Vertragspartner?
Effizienz Buchhalter GmbH, vertreten durch Dennis Kulla. Gewerbliche Berufshaftpflicht aktiv. Die operative Leistung erbringe ich persönlich, keine Junior-Übergabe, kein Account-Manager als Filter.
Erstgespräch
Lieber jetzt 30 Minuten sprechen
als später drei Wochen suchen.
Ein kurzes Gespräch reicht, um zu klären, ob ein Audit oder ein Interim-Einsatz sinnvoll ist. Wenn nicht, sage ich das und nenne, wenn möglich, eine Anlaufstelle. Sie sprechen direkt mit mir.