Die OPOS-Liste klären heißt zwei Dinge: erst die Liste von Posten bereinigen, die gar keine echten Forderungen sind, dann den echten Forderungsbestand nach Pareto priorisieren. In fast jedem KMU entfallen rund 80 Prozent des Forderungsbestands auf etwa 20 Prozent der Debitoren. Wer diese Top-20-Debitoren zuerst angeht und den Rest im Standardprozess laufen lässt, holt in 14 Tagen die ersten Tage Forderungslaufzeit heraus, ohne mehr zu mahnen. Für DATEV-Anwender ist das in ein

Wenn der Steuerberater kündigt, gewinnen drei Dinge in den ersten 14 Tagen: ein Brief ans Finanzamt mit Fristverlängerungsantrag, ein neuer Buchhalter für die laufenden Bücher und parallel die Suche nach einem neuen Steuerberater. Die Suche nach dem Nachfolger dauert in der Praxis 4 bis 12 Wochen. Die Buchhaltung darf in dieser Zeit nicht stehen bleiben, sonst fehlen am Jahresende belastbare Zahlen. In den letzten 18 Monaten kam diese Situation in meinen Mandaten häufiger vor

Der DATEV Mahnvorschlag ist in fast jedem DATEV-Mandat eingerichtet. Aktiv genutzt wird er selten. Der Grund ist nicht die Software, sondern drei Konfigurations-Stellen: Mahnsperren ohne Verfallsdatum aus 2019 und 2020, fehlende Mahnstufen-Eskalation und der nicht aktivierte Mahnvorschlag-Dialog in DATEV Unternehmen online. Wer diese drei Punkte einmal aufräumt, holt im Schnitt 60 bis 90 Tage Cash-Effekt aus dem Bestand, ohne neues Tool, ohne neue Stelle. Bei einem Mandanten

Bei einer Betriebsprüfung Forderungen schaut der Prüfer auf drei Dinge: Wie alt sind die offenen Posten, wie wurden Einzelwertberichtigungen begründet, und ist die Forderungsbewertung GoBD-konform dokumentiert. Wer hier sauber aufgestellt ist, übersteht die Prüfung ohne Nachforderung. Wer nicht, riskiert die Aberkennung von Wertberichtigungen und Mehrergebnisse im sechsstelligen Bereich. 2024 wurden in Deutschland 1,6 % aller Betriebe geprüft, das Mehrergebnis lag bei 10,9 Mr

Bei einer Betriebsprüfung Forderungen schaut der Prüfer auf drei Dinge: Wie alt sind die offenen Posten, wie wurden Einzelwertberichtigungen begründet, und ist die Forderungsbewertung GoBD-konform dokumentiert. Wer hier sauber aufgestellt ist, übersteht die Prüfung ohne Nachforderung. Wer nicht, riskiert die Aberkennung von Wertberichtigungen und Mehrergebnisse im sechsstelligen Bereich. 2024 wurden in Deutschland 1,6 Prozent aller Betriebe geprüft, das Mehrergebnis lag bei 1

Käufer entscheiden sich beim Firmenverkauf nicht zuerst über die GuV. Sie öffnen die offene Posten-Liste und sehen darin, ob Cash sauber fließt oder in alten Rechnungen feststeckt. Eine schwache Buchhaltung Unternehmensverkauf-Akte senkt den Kaufpreis direkt, weil der gängige Mechanismus der Kaufpreisanpassung über das Working Capital genau das vorsieht: ein Working-Capital-Target wird vorab vereinbart, das tatsächliche Working Capital am Closing-Stichtag wird gegen dieses Ta

Die durchschnittliche Forderungslaufzeit im deutschen B2B-Mittelstand liegt bei 50 bis 55 Tagen. Wer sie um 10 bis 15 Tage senkt, finanziert sich Wachstum aus dem eigenen Bestand. Das funktioniert nicht über mehr Mahnen, sondern über fünf systematische Hebel, mit denen Sie die Forderungslaufzeit senken — alle in 14 bis 30 Tagen umsetzbar, keiner braucht ein neues Tool. Drei davon greifen sogar ohne einen einzigen Anruf beim Kunden. Eine konkrete Zahl: Bei einem Sportnahrungsh

Ein neues Mandat startet sauber, wenn in den ersten 14 Tagen drei Dinge stehen: Zugang zu allen Systemen, eine ehrliche Bestandsaufnahme und mindestens drei sichtbare Quick Wins. Das Buchhalter Onboarding ist kein einmaliger Termin, sondern ein strukturierter Übergang in vier Phasen. Wer eine Buchhaltung übernehmen will, ohne diesen Übergang zu fahren, kauft sich Risiken: Doppelzahlungen, vergessene Fristen, unvollständige Konten. Wer ihn diszipliniert durchzieht, ist ab Tag

Liquiditätsplanung gehört in jedes KMU mit mehr als 20 Mitarbeitern auf den Tisch des Geschäftsführers, und zwar wöchentlich, nicht erst nach dem Monatsabschluss. Die Standard-Lösung 2026 ist eine rollierende 13-Wochen-Vorausschau, gepflegt jeden Montag, gespeist aus tagesaktuellen Buchhaltungsdaten. Das Problem in den meisten KMUs: Die Buchhaltung liefert zu spät und zu wenig granular. Wer auf den Monatsabschluss am 15. Werktag wartet, sieht Engpässe erst, wenn sie schon da

Einen eigenen Buchhalter einstellen lohnt sich für die meisten KMUs ab etwa 25 bis 30 Mitarbeitern oder wenn die laufende Buchhaltung intern mehr als 20 Stunden pro Woche bindet. Darunter ist die Kombination aus externem Buchhalter und Steuerberater fast immer günstiger und flexibler. Die Vollzeitstelle wird erst dann zur sauberen Lösung, wenn das Aufgabenvolumen, die Komplexität (Lohn, mehrere Mandanten, Konsolidierung) und die strategische Nähe zur Geschäftsführung zusammen

Steuerberater vs Buchhalter: Diese Gegenüberstellung ist bei vielen KMUs mental fest verankert und führt häufig zur falschen Entscheidung. In der Praxis sind beide Rollen keine Alternativen, sondern Ergänzung. Der Steuerberater übernimmt die gesetzlich geschützten Vorbehaltsaufgaben: Steuererklärung, Jahresabschluss, Umsatzsteuer-Voranmeldung. Der Buchhalter sorgt dafür, dass die laufende Buchhaltung Tag für Tag funktioniert: Belege erfassen, Bankkonten abstimmen, offene Post

DATEV KMU oder eine der DATEV-Alternativen? Die Frage stellen sich 2026 immer mehr Mittelständler. Die klare Antwort für Betriebe mit 10 bis 200 Mitarbeitenden: DATEV ist nicht mehr die automatische erste Wahl. Wer keinen eigenen Buchhalter mit DATEV-Erfahrung beschäftigt und auf enge Steuerberater-Anbindung setzt, fährt mit Buchhaltungssoftware für KMU wie Lexware Office oder sevDesk meist günstiger, schneller und moderner. DATEV bleibt sinnvoll bei komplexen Konstellationen

Ein Geschäftsführer ruft mich an: Der Buchhalter hat gekündigt, in zwei Wochen ist er weg. Die Lohnabrechnung steht nächste Woche an, der Monatsabschluss ist überfällig. Die Buchhalter Vakanz muss schnell geschlossen werden. Was folgt, ist keine Notlösung. Es ist ein erprobter Prozess. Mein Interim Buchhalter Einsatz beginnt in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach dem ersten Gespräch. Nicht, weil ich halbfertig anfange, sondern weil ich genau weiß, was ich in welcher Reihe

Wenn ich bei einem neuen Mandanten starte, beginne ich nicht sofort mit Buchungen. Ich beginne mit einer systematischen Bestandsaufnahme. In den ersten zwei Wochen prüfe ich jeden Schritt der Buchhaltung, vom Belegeingang bis zum Monatsabschluss. Prozessoptimierung Buchhaltung funktioniert nur, wenn Sie den Ist-Zustand kennen. Viele Geschäftsführer unterschätzen, was eine solche Buchhalter Analyse zutage fördert. Doppelarbeit, fehlende Schnittstellen, manuelle Schritte, die l

Am Anfang geht es um das Produkt, die ersten Kunden, den nächsten Pitch. Die Buchhaltung Startup? Läuft nebenbei. Excel-Tabellen, ein Pendelordner, der Steuerberater macht den Rest. Das funktioniert, solange die Zahlen überschaubar sind. Das Problem beginnt, wenn das Unternehmen wächst, die Buchhaltung aber nicht mitwächst. Plötzlich fehlen Belege, Zahlungseingänge werden nicht zugeordnet, der Steuerberater bekommt unvollständige Unterlagen. Dann wird klar: Die Buchhaltung pr

Im Mittelstand zwischen 30 und 200 Mitarbeitern sind 60 bis 80 Prozent der Buchhaltungsroutinen automatisierbar. Real automatisiert sind aktuell 25 bis 35 Prozent. Die Lücke entsteht selten am Tool-Mangel, meist an der falschen Tool-Wahl. Wer KI einführt, bevor die Belege digital fließen, kauft eine teure Lösung für ein nicht erkanntes Problem. Wer dagegen vier Säulen kennt und in der richtigen Reihenfolge angeht (ERP-Bordmittel, Excel mit Power Query, RPA-Bots, KI mit OCR),

Wenn das Unternehmen wächst, wachsen die Buchhaltungsprozesse oft nicht mit. Im Mittelstand zwischen 30 und 200 Mitarbeitern entstehen die teuersten Schäden nicht durch fehlende Tools, sondern durch fünf typische Warnsignale, die zu lange ignoriert werden. Eine Close-Dauer von mehr als 10 Werktagen kostet Steuerungsfähigkeit. Mehr als zwei Audit-Findings pro Quartal kostet Geschäftsführer-Haftung. Eine manuelle Buchungsquote über 30 Prozent kostet Skalierung. Eine DSO über 50

Für kleine und mittlere Unternehmen mit 5 bis 30 Mitarbeitern ist die Frage selten „Festanstellung oder nicht", sondern „welcher externe Buchhalter, ab wann lohnt sich der Schritt zur internen Stelle". Bei 5 Mitarbeitern und 50 Belegen pro Monat ist die Festanstellung wirtschaftlich nicht darstellbar (Vollkosten 68.000 bis 80.000 Euro für eine 25-Prozent-Auslastung). Bei 30 Mitarbeitern und 250 Belegen pro Monat kippt die Logik, ab 35 bis 40 Mitarbeitern überholt die Festanst

Wer im Mittelstand 16 oder 18 Werktage für den Monatsabschluss braucht, verliert nicht primär Personalstunden, sondern Steuerungsfähigkeit. Die Geschäftsführung sieht die Zahlen erst, wenn der Folgemonat fast halb gelaufen ist. Plan-Ist-Abweichungen kommen zu spät, Liquiditätsentscheidungen werden auf Verdacht getroffen, Bankreports gehen mit Verzögerung raus. Der APQC-Benchmark 2026 für Unternehmen unter 100 Millionen Euro Umsatz zeigt einen Median von 10 Werktagen und ein T

Ein Buchhalter kündigt? Mit diesen 5 Schritten sichern Sie den Betrieb ab und gewinnen Zeit für eine sorgfältige Neubesetzung.