Interim Buchhalter: Excel statt teurer Automatisierungstools

Für viele Unternehmen ist die digitale Transformation ein notwendiger Schritt, aber oft werden teure Automatisierungstools vorgeschlagen, um die Finanzbuchhaltungsprozesse zu optimieren. Doch es gibt eine kostengünstige und effektive Alternative: den Einsatz von Excel. Ein Interim Buchhalter demonstriert, wie Sie mit Excel, Power Query, XVERWEIS und VBA bis zu 80 Prozent der Routinen automatisieren können – schnell, prüfsicher und mit einem klaren Return on Investment (ROI).

Executive Summary

Die Kombination von Excel, Power Query und VBA bietet Unternehmen die Möglichkeit, typische Finanzbuchhaltungsroutinen innerhalb von Wochen statt Quartalen zu automatisieren. Dabei sind Excel-gestützte Lösungen nicht nur kostengünstig, sondern auch gesetzeskonform, mit sauberen Protokollen und einem durchdachten Vier-Augen-Flow. Die Lizenzkosten sind oft bereits in der Unternehmenssoftware enthalten, und das Know-how lässt sich skalieren. Ein ROI von unter 3 bis 6 Monaten ist realistisch, insbesondere bei sich wiederholenden Prozessen.

Ein typisches Büro mit Excel-Anwendungen und Finanzdokumenten.

Wo Excel heute objektiv stark ist

Excel hat sich als leistungsstarkes Tool zur Automatisierung von Finanzbuchhaltungsprozessen etabliert. Hier sind einige der Hauptmerkmale:

Power Query (ETL)

Mit Power Query lassen sich Daten aus verschiedenen Quellen wie Banken, ERP-Systemen und Dokumentenmanagementsystemen einlesen, mappen, bereinigen und zusammenführen. Dieser Prozess ist nicht nur klickbar, sondern auch nachvollziehbar.

Dynamische Arrays

Excel bietet Funktionen wie FILTER, EINDEUTIG, SORTIEREN und XVERWEIS, die es ermöglichen, weniger Hilfsspalten zu verwenden und die Logik robuster zu gestalten. Dies führt zu saubereren und intelligenteren Modellen.

Pivot/Power Pivot

Standardberichte und Drill-downs können ohne umfangreiche BI-Projekte erstellt werden. Dies spart Zeit und Ressourcen, die sonst in komplexe BI-Lösungen gesteckt werden müssten.

VBA zur Automatisierung

Mit VBA können Sie benutzerdefinierte Knöpfe für wiederkehrende Abläufe erstellen. Dies umfasst Protokolle, Datei-Handling und das Einfassen von wiederkehrenden Aufgaben in eine Automatisierung.

Excel-Interface mit Finanzdaten zur Automatisierung.

Governance

Dokumentation und Compliance sind entscheidend. Excel ermöglicht eine Versionsnummer in den Blättern, einen Änderungslog und die Verwendung von Freigabezellen, die GoBD-konform sind, sofern sie sauber umgesetzt werden.

6 Standard-Use-Cases, die Excel zuverlässig automatisiert

Hier sind einige alltägliche Anwendungen, bei denen Excel Ihre Abläufe erheblich verbessern kann:

1. Kontierungsvorschläge für Eingangsrechnungen (z.B. von SaaS, Telekom oder Mieten).

2. Bank- und Kartenabstimmung inklusive Gebührensplit und Regeltexten.

3. OPOS-Klärfallliste (Debitoren/Kreditoren) mit einer SLA-Ampel zur Überwachung.

4. Intercompany-Abstimmung (Toleranzen, Preis-/Mengen-Delta, Clearing-Vorschlag).

5. Rückstellungen für Urlaub und Bonus per Schwellenwert und Stichtag.

6. Skonto- und Zahllauf-Steuerung mit Terminlogik, Sperren und Prioritätsmanagement.

   
   

Entscheidung statt „IF-Gräber“: Regel- und Mapping-Design

Ein zentrales Prinzip dabei ist, dass Regeln in einer Tabelle gesammelt werden. Sie sollten Spalten für Lieferant, Warengruppe, Betragsgrenzen, Konten, Kostenstellen, Steuern und Freigabelevel umfassen. So wird auf eine einzige Datenquelle verwiesen, die mit Formeln und Power Query abgefragt wird.

Beispiel-Formeln

1. Kontierungsvorschlag je Rechnung:

   ```excel

   =WENNS(

   NICHT(ISTFEHLER(XVERWEIS([@Lieferant];Regeln[Lieferant];Regeln[Konto]))); XVERWEIS([@Lieferant];Regeln[Lieferant];Regeln[Konto]);

   WAHR; XVERWEIS([@Warengruppe];Regeln[Warengruppe];Regeln[Konto])

   )

   ```

   
   

2. Freigabestufe nach Betrag:

   ```excel

   =WENNS([@Betrag]<=500;"L1";[@Betrag]<=10000;"L2";WAHR;"L3")

   ```

   
   

3. Ausnahme-Queue für abweichende PO-Werte:

   ```excel

   =WENN(ABS([@Menge]-[@PO_Menge])>[@Tol_Menge];"AUSNAHME";"OK")

   ```

   
   

Power-Query-Flow (hochrobust, klickbar)

Power Query bietet eine benutzerfreundliche Möglichkeit, sich durch die Daten zu navigieren:

1. Einlesen: Importieren von CSV-Dateien oder ERP-Exporten durch „Abfragen & Verbindungen“.

2. Bereinigen: Spalten typisieren, trimmen und Dubletten überprüfen (Lieferant + Nummer + Brutto).

3. Joinen: Rechnungen mit den Regeln verknüpfen (Lieferant/Warengruppe).

4. Ableiten: Konten, Kostenstelle, Steuerkennzeichen und Freigabestufen ableiten.

5. Ausgabe: Ergebnismatrix mit „Touchless“-Prozessen und „Ausnahmen“ zur weiteren Bearbeitung.

   
   

Dashboard für Datenanalyse und -automatisierung in Excel.

Mini-VBA: Bankabstimmung mit Protokoll

Eine einfache VBA-Implementierung kann die Bankabstimmung erheblich effizienter gestalten:

```vba

Sub Bankabgleich()

Dim tBuch As ListObject, tBank As ListObject, tProt As ListObject

Set tBuch = Sheets("SAP_Export").ListObjects("Buchungen")

Set tBank = Sheets("Kontoauszug").ListObjects("Bank")

Set tProt = Sheets("Protokoll").ListObjects("Prot")

Dim d As Object: Set d = CreateObject("Scripting.Dictionary")

Dim r As ListRow

For Each r In tBank.ListRows

d(r.Range(1, tBank.ListColumns("Ref").Index).Value2 & "|" & _

r.Range(1, tBank.ListColumns("Betrag").Index).Value2) = True

Next r

For Each r In tBuch.ListRows

Dim key$: key = r.Range(1, tBuch.ListColumns("Ref").Index).Value2 & "|" & _

r.Range(1, tBuch.ListColumns("Betrag").Index).Value2

If d.Exists(key) Then

r.Range(1, tBuch.ListColumns("Match").Index).Value = "OK"

tProt.ListRows.Add.Range.Value = Array(Now, key, "Match", Environ$("Username"))

Else

r.Range(1, tBuch.ListColumns("Match").Index).Value = "Offen"

tProt.ListRows.Add.Range.Value = Array(Now, key, "Offen", Environ$("Username"))

End If

Next r

End Sub

```

Vorteile

Durch die Implementierung obiger VBA-Schritte entsteht ein 1-Klick-Abgleich, inklusive Protokoll mit Zeitstempel, Benutzererkennung und einer klaren Übersicht für Klärfälle.

Beispiel-KPIs & ROI

Die Festlegung geeigneter KPIs ermöglicht die Überprüfung des Automatisierungsprozesses:

• Cycle Time je Prozess: Reduzierung um 40 bis 70 Prozent nach zwei Zyklen.

• Touchless-Rate bei Standardrechnungen: 60 bis 80 Prozent.

• Nachbuchungen: Verringerung um 20 bis 40 Prozent.

  
  

Berechnung des ROI für einen wöchentlich laufenden Prozess: 3 bis 6 Stunden Einsparung pro Woche multipliziert mit 45 Euro pro Stunde und 52 Wochen ergibt Einsparungen von 7.020 bis 14.040 Euro pro Jahr. Die einmalige Setup-Kosten für den Interim Buchhalter liegen zwischen 5.750 und 11.500 Euro, was eine Amortisation von unter 6 Monaten zur Folge hat.

Governance: prüfsicher bleiben

Wichtige Aspekte der Governance:

• Änderungslog in den Regeln (Version, Datum, Bearbeiter).

• Freigabezellen: Gesperrt, Passwort für Freigaben.

• PBC-Paket: Regel-Tabelle, Power Query M-Code, Protokoll-Sheet und Stichtagsreport.

• Vier-Augen-Prinzip: Änderungen an Mapping und Steuerkennzeichen erfolgen nur mit einer zweiten Freigabe.

  
  

Grenzen von Excel – und wie man sauber skaliert

Excel hat seine Grenzen: Etwa 200.000 bis 400.000 Zeilen je Abfrage, wenig parallele Editoren und klar definierte Datenverantwortliche.

Für größere Datenmengen sind alternative Optionen erforderlich, wie:

• SharePoint/OneDrive als Datenhub.

• Power BI/Datenmodell für umfangreiches Reporting.

• Robotic Process Automation bei fehlenden Schnittstellen.

• ERP-Customizing, wenn komplexe Genehmigungsbäume bestehen.

  
  

Vorgehensweise

Der Schlüssel ist, zunächst Prozesse in Excel zu standardisieren, bevor gezielt auf andere Tools zu skalieren. Vermeiden Sie einen „Tool-Zoo“, indem Sie sich auf die Bewährten konzentrieren.

14-Tage-Plan mit Interim Buchhalter

Ein strukturierter Plan ermöglicht eine reibungslose Implementierung:

• Tage 1-3: Prozessaufnahme, KPI-Baseline, Prior-Use-Case wählen.

• Tage 4-7: Regeln-Tabelle und Decision Tree, Power Query-Entwürfe.

• Tage 8-11: VBA-Buttons, Protokolle, Ausnahmen abarbeiten, Tests durchführen.

• Tage 12-14: Go-Live, Schulung (30-60 Minuten), Übergabe-Dokumentation.

  
  

Mini-Case (Kurzfassung)

Ausgangslage: Zwei Monate lang monatliche Bank- und Gebührenabstimmungen (10 Stunden pro Zyklus).

Maßnahmen: Power Query für das Mapping, Einsatz von VBA-Protokollen und Ausnahme-Queues.

Ergebnis: 4 Stunden pro Zyklus, Touchless-Rate von 68 Prozent, Nacharbeiten für Prüfungen um 25 Prozent gesenkt.

Endgültige Überlegungen

Im Bereich der Finanzbuchhaltung benötigen Sie für 80 Prozent der Automatisierung kein umfassendes Großtool. Ein Interim Buchhalter setzt mit Excel, Power Query und VBA schnelle und prüfsichere Lösungen um. Dabei ist die Einhaltung klarer Regeln, einer sauberen Dokumentation und messbarer Rückflüsse sicherzustellen. Mit diesem Ansatz können Unternehmen ihre Effizienz steigern und Kosten senken, ohne hohe Investitionen in Spezialsoftware zu tätigen.