Was ist der Unterschied zwischen sachlicher und fachlicher Rechnungsprüfung?

Die sachliche Prüfung gleicht die Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein ab: Stimmen Menge, Preis und Leistung mit dem ab, was tatsächlich geliefert wurde. Die fachliche Prüfung kommt danach und fragt: Ist die Rechnung richtig kontiert, mit dem korrekten Steuerkennzeichen versehen und ist Budget für die Buchung verfügbar. Beide Prüfungen sind GoBD-relevant und müssen dokumentiert werden.

Wann lohnt sich 3-Way-Match im Mittelstand?

Ab etwa 1.000 Eingangsrechnungen pro Jahr und einem Anteil von mindestens 50 Prozent PO-pflichtigem Einkauf. Darunter ist 2-Way-Match mit klaren Vertragsreferenzen meist ausreichend. Entscheidend ist nicht die absolute Zahl, sondern die Standardisierbarkeit des Einkaufs. Bei vielen Einzelbestellungen ohne Wiederkauf wird 3-Way-Match teuer.

Welche Tools werden für die Rechnungsprüfung gebraucht?

Mindestens ein DMS oder eine E-Rechnung-Inbox, ein ERP mit Bestellverwaltung (DATEV, SAP, Microsoft Dynamics) und ein Workflow-Tool für mobile Freigaben. Ergänzend Power Query oder ETL-Light für Mapping-Tabellen und ein BI-Tool für die Touchless-Rate. Eine spezielle AP-Automation-Plattform lohnt sich erst ab 10.000 Rechnungen pro Jahr.

Wie wird die GoBD-Konformität sichergestellt?

Über drei Pfeiler: revisionssichere Ablage der Originalrechnung (XML plus PDF bei ZUGFeRD), lückenloser Audit-Trail mit Regel-ID, Zeitstempel und User pro Buchungsschritt, sowie eine schriftliche Verfahrensdokumentation, die der GoBD-Aktualisierung des BMF von März 2024 entspricht. Stichproben durch Internal Audit oder Steuerberater einmal pro Jahr.

Wie lange dauert die Einführung eines automatisierten Prüfprozesses?

Ein realistischer Plan für den Mittelstand sind drei Monate, wenn die Stammdatenlage halbwegs sauber ist. Bei chaotischen Lieferantenstammdaten oder uneinheitlicher Kostenstellensystematik verschiebt sich Phase 2 um vier bis sechs Wochen. Eine vollständige AP-Plattformeinführung dauert dagegen 6 bis 9 Monate, lohnt sich aber nur ab deutlich höherer Belegmenge.

Sachliche und fachliche Rechnungsprüfung im P2P-Prozess

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effizienz/buchhalter

Dennis Kulla

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