Monatsabschluss terminsicher: 7 Risikotreiber und Gegenmaßnahmen

Der Monatsabschluss ist eine kritische Herausforderung für viele Unternehmen, insbesondere für wachsende Firmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern. Als Interim Buchhalter habe ich oft die Bedeutung eines terminsicheren Monatsabschlusses beobachtet. Jeder CFO und Finanzleiter weiß, dass bei einem unregelmäßigen Abschluss Risiken aufkommen, die nicht nur die Finanzlage des Unternehmens gefährden, sondern auch die Entscheidungsfindung des Managements beeinflussen können. Lassen Sie uns gemeinsam in die Kernproblematik eintauchen und herausfinden, worauf es ankommt.

1. Fehlende Verantwortlichkeiten und Ownership

Ein häufiges Risiko ist die Unklarheit über Verantwortlichkeiten. Wenn nicht klar zugeordnet ist, wer für welchen Schritt im Abschlussprozess zuständig ist, kann es zu Verzögerungen kommen. Verantwortlichkeit muss klar kommuniziert werden.

Gegenmaßnahme:

Implementieren Sie eine Übersicht, in der jede Position und deren Verantwortlichkeiten im Monatsabschluss dokumentiert sind. Regelmäßige Meetings zur Überprüfung des Fortschritts können helfen, Verantwortlichkeiten lebendig zu halten.

Die Checkliste hilft, Verantwortlichkeiten zu klären.

2. Unklare Taktung und Abhängigkeiten

Ein strukturierter Close-Kalender ist essenziell. Fehlt dieser, kann es leicht zu Verzug bei den einzelnen Schritten kommen, da Abhängigkeiten nicht transparent sind.

Gegenmaßnahme:

Erstellen Sie einen detaillierten Close-Kalender, der alle relevanten Deadlines und Abhängigkeiten auflistet. Jeder Beteiligte sollte Zugang zu diesem Kalender haben und wissen, wann seine Deliverables fällig sind.

Ein klarer Close-Kalender ist entscheidend.

3. Cut-off-Fehler

Ein weiterer Risikotreiber sind Cut-off-Fehler. Diese treten auf, wenn Transaktionen nicht korrekt dem jeweiligen Monat zugeordnet werden, was zu Ungenauigkeiten in den Finanzberichten führt.

Gegenmaßnahme:

Setzen Sie klare Richtlinien und Schulungen bezüglich der Cut-off-Prozeduren ein. Dies kann durch Visualisierungen und regelmäßige Schulungen unterstützt werden.

Regelmäßige Schulungen minimieren Cut-off-Fehler.

4. Rückstellungen ohne Standard

Rückstellungen sind ein kritisches Element in jedem Monatsabschluss. Fehlende Standards zur Bildung dieser Rückstellungen führen schnell zu Ungenauigkeiten.

Gegenmaßnahme:

Definieren Sie klare, standardisierte Prozesse für die Berechnung und Dokumentation von Rückstellungen. Diese sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

5. Intercompany-Abstimmung ohne Prozess

Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften stehen oft vor der Herausforderung, Intercompany-Transaktionen korrekt abzustimmen. Fehlt ein klarer Prozess, können Differenzen entstehen, die den Monatsabschluss destabilisieren.

Gegenmaßnahme:

Entwickeln Sie einen klaren Prozess für die Intercompany-Abstimmung, der alle notwendigen Schritte und Verantwortlichkeiten abbildet. Digitale Tools zur Unterstützung können hier hilfreich sein.

6. Fehlende wirksame Kontrollen

Oft werden zu viele oder die falschen Kontrollen implementiert. Diese können verwirrend sein und verhindern, dass der Abschluss effizient durchgeführt wird.

Gegenmaßnahme:

Identifizieren Sie die wichtigsten Kontrollen, die zu einem effektiven Abschluss beitragen, und konzentrieren Sie sich darauf. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung dieser Kontrollen ist nötig.

7. Key-Person-Abhängigkeit

Eine typische Problematik in vielen Unternehmen ist die Abhängigkeit von Schlüsselpersonen, die für den Monatsabschluss verantwortlich sind. Wenn diese Personen ausfallen, kann der Prozess schnell ins Stocken geraten.

Gegenmaßnahme:

Stellen Sie sicher, dass Wissen dokumentiert und geteilt wird. Entwickeln Sie einen Plan für den Fall eines Personalausfalls, um die Kontinuität des Prozesses zu gewährleisten.

Was ich als Interim Buchhalter konkret liefere

In meiner Rolle als Interim Buchhalter bringe ich spezifische Outcomes für Ihr Unternehmen mit:

• Engpässe werden sichtbar gemacht.

• Rollen, Regeln und Kontrollen werden implementiert.

• Quick Wins zur Entlastung des Teams werden identifiziert.

• Eine Minimal-Dokumentation wird entwickelt, die im Alltag leicht gepflegt wird.

  
  

Diese Maßnahmen tragen dazu bei, die Stabilität und Verlässlichkeit des Monatsabschlusses zu erhöhen und Ihr Team zu entlasten.

Quick Check

1. Ist Ownership pro Abschlussschritt klar?

2. Gibt es einen Close-Kalender mit Abhängigkeiten?

3. Funktioniert der Close auch bei Ausfall einer Schlüsselperson?

   
   

Stabilität ist System, kein Zufall

Ein stabiler Monatsabschluss ist das Ergebnis gut geplanter Strukturen und Prozesse. Er entsteht nicht durch Zufall, sondern durch sorgfältige Planung und punktgenaue Umsetzung. Wenn Sie diese Risikotreiber angehen und Maßnahmen implementieren, werden Sie nicht nur die Effizienz Ihres Monatsabschlusses steigern, sondern auch das Vertrauen Ihrer Führungskräfte in die Finanzberichterstattung stärken.

Möchten Sie weitere Einblicke in die Stabilität Ihres Monatsabschlusses? Gern biete ich Ihnen ein 30-minütiges Sparring an oder eine 5-Tage-Analyse an, um herauszufinden, warum Ihr Close möglicherweise instabil ist.

Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!

Monatsabschluss terminsicher