Case Study: Interim Buchhalter führt papierbasierte FiBu in die Cloud

Executive Summary:

• Ausgangslage: Ein routiniertes Team arbeitet stark papier- und stempelbasiert und nutzt heterogene Tools.

• Zielbild: Entwicklung einer Cloud-Plattform mit Echtzeit-Kennzahlen, automatisierten Workflows und ortsunabhängigem Arbeiten.

• Vorgehen: Umsetzung eines 3-Phasen-Plans (Analyse & Roadmap → Design & Prototyp → Roll-out & Skalierung).

• Quick-Wins: Reduktion von Papier, schnellere Freigaben, mehr Transparenz, verringertes IT-Risiko.

  
  

Ausgangslage & Zielbild zur Case Study

Ein erfahrenes Buchhaltungsteam verfügt über umfangreiche Kenntnisse, arbeitet jedoch „gut, aber analog“. Freigaben erfolgen per Stempel, die Prozesse sind durch mehrere Insellösungen geprägt, und es gibt zahlreiche Medienbrüche, die Zeit und Ressourcen kosten. Das Management hat erkannt, dass ein Umstieg auf eine cloudbasierte Finanzplattform notwendig ist, um die Effizienz zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Ziel ist es, eine Plattform zu schaffen, die Echtzeit-KPIs bietet und automatisierte Workflows implementiert, ohne das Tagesgeschäft zu behindern.

Vorgehen als Interim Buchhalter: 3-Phasen-Plan

Phase 1 – Analyse & Roadmap

In der ersten Phase geht es darum, einen transparenten Ist-Stand zu schaffen. Dieser beinhaltet eine vollständige Bestandsaufnahme aller Finanzbuchhaltungsprozesse, einschließlich der Papier-Touchpoints, eine Auflistung aller genutzten Systeme und Benchmarks. Um ein gemeinsames Verständnis für die Cloud-Reise zu entwickeln, sind Workshops zum Thema "Digitale Vision & Prioritäten" entscheidend. Hierbei wird sowohl die aktuelle Situation beleuchtet als auch die Zielsetzung diskutiert.

Phase 2 – Design & Prototyp

In dieser Phase wird der Nachweis erbracht, dass Cloud-Workflows bestehende papierbasierte Prozesse ersetzen können. Hierzu wird eine Sandbox-Umgebung eingerichtet. Fit-to-Standard-Workshops helfen dem Team, die neuen Tools zu verstehen. Während dieser Phase erfolgt auch eine Datenbereinigung und der erste Test-Upload. Ein Prototyp für den E-Invoice-Workflow wird erstellt, der als Grundlage für zukünftige Entwicklungen dient.

Phase 3 – Roll-out & Skalierung

In der letzten Phase wird ein produktiver Cloud-Betrieb für priorisierte Prozesse etabliert. Hierzu gehört die Pilot-Migration einer Einheit, die im Parallelbetrieb durchgeführt wird, um die Risiken des Go-Lives zu minimieren. Integrationstests sind notwendig, ebenso wie die Erstellung eines Cutover-Plans und Notfall-Rollbacks. Schließlich wird ein Cloud-Monitoring implementiert, inklusive eines Rechte- und Rollen-Konzepts.

Hands-on-Methodik: So wurde gestartet

Der Startschuss fiel mit einer Hörtour, die durch 1:1-Interviews und die Erstellung einer Ist-Prozesskarte sowie einer KPI-Baseline geprägt war. Vorteilhaft war die Sichtung bestehender Dokumente, um Lücken zu identifizieren und Quick-Wins zu entdecken. Statt umfangreicher Diskussionen lag der Fokus darauf, durch Beobachtungen und gezielte Fragen herauszufinden, wo die größten Verbesserungsmöglichkeiten lagen. Meetings wurden gestrafft, um die Effizienz zu steigern.

Quick-Wins & Teamentwicklung

Die Initiative zur Digitalisierung hatte sofortige Auswirkungen auf das Team. Soforthebel wie die Reduktion von Papier oder beschleunigte Genehmigungsprozesse führten zu mehr Transparenz in Echtzeit. Durch die Automatisierung und die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten, konnten die Durchlaufzeiten deutlich verkürzt werden.

In Bezug auf die Teamentwicklung wurde eine gemeinsame Vision etabliert, klare Ziele gesetzt und Anreize geschaffen. Es ist wichtig, die Teammitglieder zu ermutigen, ihre Meinungen zu äußern, konstruktiv zu widersprechen und Initiative zu zeigen. Hindernisse wurden aktiv entfernt, um ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Ergebnisse (Beispielwerte)

Die Implementierung der Cloud-Initiative führte zu messbaren Ergebnissen:

• Die Freigabezeiten wurden dank des digitalen E-Invoice-Prototyps und eines klaren Rollenflusses signifikant verkürzt.

• Transparenz hinsichtlich des Status und der KPIs wurde durch das Cloud-Monitoring und definierte Rechte- und Rollenstrukturen erreicht.

• Der stabile Parallel-Betrieb beim Piloten reduzierte die Risiken beim Go-Live, vor allem durch effektive Cutover- und Rollback-Pläne.

• Hohe Team-Buy-in durch die Hörtour, Feedback-Loops und erkennbare Quick-Wins während des Live-Betriebs.

  
  

Der Erfolg dieser Transformation lassen sich durch den phasenbasierten Ansatz erklären, der Technik (Sandbox, Integrationstests) mit organisatorischen Aspekten (Rollen, SOPs) koppelt und das Team aktiv einbezieht. So entstanden belastbare Verbesserungen im Tagesgeschäft.

Lessons Learned für CFOs

Die Lehren aus diesem Case Study sind für CFOs und Entscheider entscheidend, wenn sie über digitale Transformationen nachdenken:

• Vor dem Tool die Transparenz: Ein klares Bild von Prozessen, Schnittstellen und Fehlerquellen ist unabdingbar. Andernfalls wird die Cloud nur zu einer „neuen Oberfläche“ ohne Mehrwert.

• Beweisen statt versprechen: Ein Prototyp, wie etwa das E-Invoice-Tool, schafft Akzeptanz im Team, bevor der große Roll-out erfolgt.

• Pilotieren & parallel fahren: Der Pilotbetrieb mit einem Rollback-Plan sichert das Tagesgeschäft und minimiert Risiken.

• Menschen mitnehmen: Vision, Anreize, Feedback und Hindernis-Removal sind keine „Soft-Faktoren“, sondern entscheidende Beschleuniger für Projekte.

  
  

Über den Einsatz des Interim Buchhalters

Die Rolle des Interim Buchhalters in diesem Projekt war entscheidend. Er trug zur Analyse und Auswahl passender Tools bei, implementierte praxisnah Lösungen und führte Schulungen durch. Das Ziel war, das Potenzial des vorhandenen Teams zu heben, die Prozesszeiten messbar zu senken und eine zukunftsfähige Buchhaltungslandschaft aufzubauen.

Insgesamt zeigt diese Case Study, wie ein Interim Buchhalter einen Papier-basierten Finanzbereich erfolgreich in die Cloud transformieren kann, indem er klare Ziele verfolgt und die Teamdynamik aktiv stärkt.