Interim Buchhalter: Jahresabschluss 2025 pünktlich & prüfsicher

Der Jahresabschluss 2025 steht vor der Tür, und mit drei Wochen bis zum Jahresende ist es jetzt an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft. In diesem Blog-Beitrag erklären wir, wie ein Interim Buchhalter helfen kann, pünktliche und prüfsichere Ergebnisse zu liefern, und stellen einen detaillierten 14-Tage-Plan vor, der Ihnen hilft, alle notwendigen Schritte rechtzeitig zu erledigen.

Warum ein Interim Buchhalter entscheidend ist

Die Zusammenarbeit mit einem Interim Buchhalter kann entscheidend sein, um den kritischen Pfad bis zum Jahresabschluss effizient zu managen. Die Rolle des Interim Buchhalters umfasst nicht nur die Durchführung von Buchhaltungsaufgaben, sondern auch die Gewährleistung von Datenintegrität, Audit-Readiness und der Umsetzung von Governance-Standards.

Ein Interim Buchhalter kann in der Lage sein, schnell zu handeln und sofortige Ergebnisse zu liefern, was für Unternehmen entscheidend ist, die ein enges Zeitfenster haben. Wie geht man aber effektiv vor? Hier sind einige wichtige Schritte, die befolgt werden können.

Die Buchhaltungsinstrumente sind bereit für den Jahresabschluss.

Kritischer Pfad bis 31.12. (ohne Schnörkel)

Die effektive Verwaltung des kritischen Pfads ist das A und O für einen reibungslosen Jahresabschluss. Dabei gilt es, folgende Punkte zu beachten:

Cut-off & Periodenabgrenzung

1. Umsatz: Überprüfen Sie die Leistungsnachweise und die Purchase Orders (POs). Eine sorgfältige Ertragsabgrenzung ist für Teilleistungen unerlässlich.

2. Kosten: Achten Sie auf die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) und passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP), wie Miet-, Versicherungs- und Lizenzkosten.

3. Wareneinsatz und Lager: Führen Sie eine Stichtagsinventur durch, um die Bewertungsregeln zu überprüfen und eine Abwertungsliste zu erstellen.

   
   

Die Abstimmungen sollten täglich für Banken und Kassen sowie wöchentlich für Debitoren und Kreditoren erfolgen.

Der Buchhalter überprüft die finanziellen Unterlagen für den Jahresabschluss.

Governance

Die Einrichtung eines RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) je Arbeitsschritt ist wichtig. Begrenzen Sie den Einfluss von Änderungen während des „Close-Fensters“ auf die Zeit vom 20.–05., da keine „Sonderwünsche“ bearbeitet werden. Ein tägliches 10-Minuten-Meeting hilft, den Fortschritt zu verfolgen und Blocker innerhalb von 24 Stunden zu eskalieren.

14-Tage-Plan ab heute (10.12.–24.12.)

Tage 1–3 – Stabilisieren

• Erstellen Sie einen Fast-Close-Kalender mit Abhängigkeiten, Verantwortlichen und Fristen.

• Nutzen Sie eine Cut-off-Checkliste, um live an Umsatz, Kosten und Leistungen zu arbeiten.

• Überprüfen Sie den Abstimmstatus für Bank (0 €), OPOS-Aging und IC-Delta als KPI-Baseline.

  
  

Tage 4–7 – Abgrenzen & belegen

• Führen Sie ARAP/PRAP-Runs durch, einschließlich Standardverträgen und einer Belegliste für wiederkehrende Kosten.

• Für Rückstellungen sollten Sie die Methodik und Evidenzen für Boni, Urlaub, Prüfungen und Restarbeiten dokumentieren.

• Implementieren Sie ein Inventur-Playbook mit Zählplänen, Stichproben und Bewertungslogik.

  
  

Tage 8–11 – Automatisieren & aufräumen

• Nutzen Sie Power-Query-Flows für Bank(transaktionen), Standard-ER, Gebühren-Split und Dubletten-Checks.

• Erstellen Sie eine IC-Matrix mit Toleranzen und einem Clearing-Vorschlag.

• Finalisieren Sie die Anlagen mit Plausibilitäten und Sichtungen zur AfA-Vorschau.

  
  

Tage 12–14 – PBC-Pack & Dry-Run

• Erstellen Sie das PBC-Pack Version 1 mit Prozessbeschreibungen, Stichproben-Listen, Evidenzen, AR/AP-Aging und der Dokumentation zur Inventur.

• Führen Sie einen Dry-Run für Abschlussbuchungen durch und erstellen Sie ein Probe-EBITDA/EBIT sowie einen Abweichungskommentar.

  
  

Am Ende dieser 14 Tage sollten Sie sicher sein, dass Ihre Cut-off-Abstimmungen, Abgrenzungen und das PBC-Pack „prüfbar aus der Kiste“ sind.

PBC-Pack (prüferfertig, kompakt)

Ein umfassendes PBC-Pack ist entscheidend. Es sollte Folgendes umfassen:

• Close-Kalender und RACI sowie Änderungsprotokolle.

• Abstimmungen für Bank/Kasse, AR/AP und IC, einschließlich der dazugehörigen Belege.

• Abgrenzungen, die ARAP/PRAP-Spiegel und Rückstellungs-Methodik sowie Nachweise abdecken.

• Anlagenspiegel und die relevanten Belege.

• Zählprotokolle, Bewertungsregeln und Abwertungen für die Inventur.

• Ein Cut-off-Memo, das die Umsatz- und Kostenlogik und Wesentlichkeitsgrenzen dokumentiert.

  
  

Der Finanzanalyst erstellt Dokumentationen für den Jahresabschluss.

Automations-Hebel (sofort wirksam)

Um die Effizienz zu steigern, können folgende Automations-Elemente implementiert werden:

• Standard-ER: Mapping zwischen Lieferanten und Warengruppen, um eine Touchless-Quote von über 60 % zu erreichen.

• Bank- und Kartentransaktionen: Einführung eines ein-Klick-Abgleichs und protokollierte Gebühren-Splits.

• Intercompany (IC): Preis- und Mengen-Toleranzen sowie eine Ausnahme-Queue mit SLA.

• AR-Sprints: Überwachen Sie den Status der Top-10-Debitoren, dokumentieren Sie Konflikte und Zahlungszusagen.

  
  

CFO-Kennzahlen für den Abschluss 2025

Wichtige Kennzahlen, die für den CFO von Bedeutung sind:

• Close-Dauer in Tagen

• Nachbuchungsquote in Prozent

• PBC-Findings (Anzahl)

• Touchless-Rate bei Standard-ER

• IC-Delta in Prozentpunkten

• Skonto-Quote in Prozentpunkten

• Rückstellungs-Coverage in Prozent

• Inventur-Abweichung in Prozent vom Bestand

  
  

Risiko-Log (was sofort eskaliert gehört)

Ein wirksames Risikomanagement ist unerlässlich. Hier sind einige Punkte, die sofort eskaliert werden sollten:

• Fehlende Leistungsnachweise oder POs für Q4-Umsätze.

• Unklare Großpositionen in den Bereichen AR/AP oder IC ohne verantwortliche Personen.

• Inventuren ohne belastbare Zähllisten oder Bewertungsregeln.

• Sonderwünsche im Freeze-Fenster, die ohne Change-Ticket eingereicht wurden, da sie Zeit- und Kostenfolgen haben.

  
  

ROI-Raster (6 Monate, konservativ)

Ein konservativer ROI über sechs Monate könnte folgendermaßen aussehen:

• Close-Optimierung: Reduzierung um 3 Tage (bei einer Kreditlinie von 60 Millionen Euro und 3 % effektivem Zinssatz) → ca. 13.500 Euro pro Jahr (6 Monate: 6.750 Euro).

• Prüfzeitverkürzung: Eine 20 %-ige Reduzierung (−25 Stunden × 190 Euro) → 4.750 Euro (6 Monate: 2.375 Euro).

• Nachbuchungen: Eine 25 %ige Reduzierung ist kontextabhängig, wirkt sich jedoch positiv auf OpEx-Effekte und Fehlerrisiken aus.

  
  

Der Interim-Einsatz kann zwischen 45 und 60 Personentagen liegen und bietet zusätzliche Werthebel wie Terminsicherheit, Entlastung des Teams und Vertrauen von Banken und Stakeholdern.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Reicht das bis Jahresende?

Ja, mit klaren Verantwortlichkeiten, Freeze-Zonen und täglichem Steering. Änderungen sind nur über ein Change-Ticket möglich.

Zuerst automatisieren oder abschließen?

Beides! Automatisieren Sie dort, wo die aktuelle Ergebnisstabilität gefordert ist (Bank/ER/IC), und verschieben Sie große Projekte ins erste Quartal.

Was erwartet der Prüfer zuerst?

Saubere Abstimmungen, nachvollziehbare Abgrenzungen und evidenzbasierte Inventuren. Ein schlüssiges PBC-Pack ist ebenfalls erforderlich.

Im Hinblick auf den Jahresabschluss 2025 sollten Unternehmen die Schlüsselrollen und Strategien im Voraus konkret planen, insbesondere den Beitrag eines Interim Buchhalters, um pünktliche und prüfsichere Ergebnisse zu garantieren. Es ist dieser vorausschauende Planungsansatz, der letztendlich den Unterschied ausmachen kann - nicht nur für den Jahresabschluss selbst, sondern auch für die langfristige finanzielle Gesundheit des Unternehmens.