Interim Buchhalter: Meine Leidenschaft ist Automatisierung

Mir wurde oft gesagt: „Buchhaltung macht man gut, wenn sie Spaß macht, entwickle Leidenschaft dafür.“ Habe ich. Nur nicht fürs Abarbeiten. Mich treibt das Gegenteil: wiederkehrende Aufgaben schlank machen, Regeln gießen, automatisieren, damit Teams schneller liefern, weniger Fehler produzieren und die Prüfung entspannt wird. Genau deshalb arbeite ich heute als Interim Buchhalter: hands-on, mit Fokus auf Wirkung.

Wo der Hebel liegt: „Langweilig“ = Goldgrube

Die größten Effizienzgewinne stecken in Routinen mit festen Regeln. Typische Kandidaten sind:

• Eingangsrechnungen: Kontierungsvorschläge, Steuer-Keys, Freigabestufen

• Bank-/Kartenabstimmung: Ref-Match, Gebühren-Splits, Protokoll

• OPOS/AR-Sprints: Dispute-Logik, Priorisierung Top-Debitoren

• IC-Abstimmung: Preis-/Mengen-Toleranzen, Auto-Clearing

• Rückstellungen (Urlaub/Bonus): Schwellen, Stichtag, Doku

  
  

Diese Workflows sind perfekt für Entscheidungsbäume (Decision Trees) und Mapping-Tabellen: „Wenn A & B, dann C“. Menschen kümmern sich nur noch um Ausnahmen.

Mein Ansatz (kompakt)

1) Regeln sichtbar machen

Ich übersetze Fachlogik in eine Regel-/Mapping-Tabelle: Lieferant, Warengruppe, Betrag, Konto, Kostenstelle, Steuerkennzeichen, Freigabestufe, Toleranzen. Dies ist der erste Schritt, um die Arbeit effizienter zu gestalten. Indem ich die Regeln klar definiere, wird es leichter für das Team, die Buchhaltung ohne ständige Nachfragen durchzuführen.

2) Entscheidungsbaum statt IF-Gräber

Die Tabelle steuert den Decision Tree. Ergebnis: deterministisches Verhalten, leicht auditierbar, Änderungen ohne Code. Entscheidungsbäume helfen, zu visualisieren, wie Regeln anzuwenden sind, was nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Qualität der Buchhaltung verbessert.

3) ETL & Automatisierung

Mit Power Query (und wo sinnvoll VBA) ziehe ich Daten aus ERP/Bank/DMS, mape gegen Regeln, trenne Touchless-Fälle von Ausnahmen, schreibe ein Protokoll (Zeitstempel, Regel-ID, User). Hier wird die Technologie zum entscheidenden Helfer – jeder Schritt ist nachvollziehbar und audit-sicher.

4) Governance by Design

SOPs, RACI, Vier-Augen-Freigaben, Änderungslog – GoBD-/Prüf-sicher. Keine Make-or-Buy-Religion: erst Excel/Power Query, später skalieren (BI, RPA), wenn nötig. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass die Grundsätze für Buchhaltungsprozesse von Anfang an korrekt gesetzt werden.

Messbarer Effekt: von 10 h auf 4 h

Ein wiederkehrender Prozess (z. B. Bankabstimmung + Standard-ER-Kontierung) schrumpft typisch von ~10 h auf ~4 h je Zyklus. Effekte nach 1-2 Monaten sind beeindruckend:

• Cycle Time: −40-70 %

• Touchless-Rate: 60-80 % (Standardfälle laufen durch)

• Nachbuchungen: −20-40 %

• PBC-Nacharbeiten: spürbar niedriger

  
  

Hier zeigt sich der wahre Wert der Automatisierung: Schnelligkeit und Präzision in der Buchhaltung.

Business Discussion on Accounting Automation

Mini-ROI (Beispiel)

Ersparnis: 6 h/Zyklus × 45 €/h × 12 (monatlich) = 3 240 € p. a.

Bei wöchentlichem Prozess: 6 h × 45 €/h × 52 = 14 040 € p. a.

Das Setup (einmalig) benötigt 5–10 PT Interim (Regeln, ETL, Doku) und kostet ≈ 5 750–11 500 €. Die Amortisation erfolgt in 5-6 Monaten (wöchentlicher Prozess) – schneller, wenn mehrere Routinen parallel automatisiert werden.

14-Tage-Sprint: so deliveriere ich

Tag 1–3 – Aufnahme & Zielbild

Im ersten Schritt analysiere ich den Ist-Prozess, den Datenschnitt und setze eine KPI-Baseline.

Tag 4–7 – Decision Tree & Mappings

Ich sammle die Regeln, Toleranzen und Freigaben für die Entscheidungsbaum-Logik.

Tag 8–11 – ETL & Protokoll

Hier entwickle ich die Power-Query-Flows, die Ausnahme-Queue und führe Tests durch.

Tag 12–14 – Go-Live & Übergabe

Endlich geht es an das Go-Live, bei dem ich SOPs und Kurzvideos erstelle, die Owner festlege und das Monitoring organisiere.

Was Sie konkret bekommen

• Regel-/Mapping-Gerüst: fachlich verständlich, versioniert

• Automations-Flows: Power Query/VBA mit Audit-Protokoll

• SOP-Paket & RACI: inkl. Freigabematrix

• KPI-Dashboard light: Touchless-, Ausnahme-, Cycle-KPIs

• Schulung & Übergabe: Team kann’s ohne mich weiterfahren

  
  

Mini-Case (Kurzfassung)

Ausgangslage

Die Standard-ER-Buchhaltung und Bankabstimmung frisst jede Menge Zeit. Häufig werden Skonti verpasst.

Maßnahmen

Durch die Implementierung eines Entscheidungsbaums, einer Mapping-Tabelle, eines Touchless-Flows, einer Ausnahme-Queue und der PBC-Dokumentation kann ich den Prozess deutlich optimieren.

Ergebnis (8 Wochen)

Der Aufwand schrumpft auf 4 h statt 10 h je Zyklus. Die Skonto-Quote verbessert sich um 18 Prozentpunkte, und die Prüfungs-Nacharbeiten sinken um 25 %.

Nachhaltige Automatisierung in der Buchhaltung

Meine Leidenschaft ist nicht das Abarbeiten. Meine Leidenschaft ist Automatisierung – damit Buchhaltung schneller, sauberer, skalierbarer wird. Als Interim Buchhalter bringe ich Regeln, Tools und Governance zusammen und liefere in Tagen, nicht in Quartalen.

Call-to-Action

Automation-Quick-Scan (30 Min.)

Wir identifizieren zwei Routinen, bauen den Entscheidungsbaum und skizzieren Ihren Go-Live-Plan – Excel-basiert, prüfsicher, mit klarer ROI-Logik.

Wenn Sie bereit sind, den Schritt in die Automatisierung zu gehen, kontaktieren Sie mich für eine kostenlose Beratung hier.