Interim Buchhalter: Jahreswechsel pünktlich & prüfsicher steuern

Der Jahreswechsel ist für viele Unternehmen eine der herausforderndsten Zeiten im Jahr. Der Druck, alles rechtzeitig und korrekt abzuschließen, ist enorm. Hier kommt der Interim Buchhalter ins Spiel. Er stellt sicher, dass der Jahreswechsel reibungslos, pünktlich und ohne Chaos abläuft. Mit einem strukturierten Ansatz und bewährten Methoden kann ein Interim Buchhalter die finanziellen Abläufe optimieren und so den Start ins neue Jahr erleichtern. In diesem Artikel zeigen wir, wie Interim Buchhalter den Jahreswechsel effektiv steuern und welche praktischen Schritte dabei helfen.

Kritischer Pfad am Jahresende

Ein gelungener Jahreswechsel beginnt mit einer klaren Planung der kritischen Schritte. Der Cut-off und die Abgrenzung sind das Herzstück dieses Prozesses. Der Interim Buchhalter wird sicherstellen, dass alle Leistungsnachweise und Bestellungen (POs) geprüft werden, um eine ordnungsgemäße Umsatzrealisierung zu gewährleisten.

Ein zentraler Aspekt sind die aktiven Rechnungsabgrenzungen (ARAP) und passiven Rechnungsabgrenzungen (PRAP) für Mieten, Lizenzen, Versicherungen und Wartungen. Rückstellungen müssen zudem angesetzt werden, beispielsweise für Boni, Urlaub oder Prüfkosten. Die methodische Vorgehensweise und eine klare Dokumentation sind dabei unerlässlich.

Inventur und Bewertung

Stellen Sie sich vor, die Inventur wird durchgeführt, und es wird festgestellt, dass viele Artikel überaltert sind oder Defekte aufweisen. Ein gut durchdachter Zählplan mit entsprechenden Stichproben ist hier entscheidend. So können Differenzen dokumentiert und die Wareneinsätze plausibilisiert werden.

Abstimmungen

Die Abstimmungen sind ein weiterer kritischer Schritt. Hier muss die Kasse auf 0 € abgestimmt werden, und auch die Debitoren- (AR) und Kreditorenbuchhaltung (AP) sowie Intercompany (IC) müssen überprüft werden. Die Verwendung von Toleranzen und einem klaren Clearing-Plan hilft, Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben.

Die korrekten Anlagenspiegel sind ebenso wichtig. Zugänge und Abgänge müssen sorgfältig dokumentiert und Abschreibungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben durchgeführt werden.

Saldovorträge & Systemwechsel auf „Neues Jahr"

Mit dem Ende des Jahres kommt der Zeitpunkt, Saldovorträge zu bilden. Hierbei ist es wichtig, dass Haupt- und Nebenbücher konsistent sind. Der Interim Buchhalter sorgt dafür, dass Nummernkreise und Periodenkalender für das neue Jahr freigegeben werden.

Das Rezertifizieren von Rollen und Rechten gehört ebenfalls zu den Aufgaben. Das Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass alle Buchungen korrekt sind. Darüber hinaus sollten Stammdaten während der Abschlusswoche eingefroren werden, bevor diese wieder regulär geöffnet werden.

Prozess „Jahreswechsel" in 8 Schritten

Ein bewährter Prozess für den Jahreswechsel umfasst mehrere Schritte.

1. Stichtag festlegen & Freeze: Es sollte kein „Dazwischenschieben“ von Buchungen stattfinden.

2. Abstimmstatus ziehen: Eine Nullstelle für Bank, AR, AP sowie IC und Anlagen ermitteln.

3. Abgrenzungen & Rückstellungen buchen: Diese müssen mit entsprechenden Evidenzen gesichert werden.

4. Inventur durchführen: Auch die Bewertungs- und Buchungsprozesse müssen beachtet werden.

5. Dry-Run Abschluss: Eine Probe-Gewinn-und-Verlustrechnung und Bilanz durchführen.

6. PBC-Pack v1 anfertigen: Der Pack sollte prüferfertig und nachvollziehbar sein.

7. Saldovorträge bilden: Nebenbücher müssen gründlich überprüft werden.

8. Neues Jahr aktivieren: Schließlich ist es wichtig, Kalender, Nummernkreise und Rechte zu aktivieren.

   
   

14-Tage-Plan rund um den Jahreswechsel

Ein 14-Tage-Plan kann dabei helfen, den Jahreswechsel strukturiert und effizient zu gestalten:

• Tage 1–3: Close-Kalender & RACI erstellen, Freeze-Fenster definieren, KPI-Baseline ermitteln.

• Tage 4–7: ARAP/PRAP und Rückstellungen mit Belegen und Methodik überprüfen.

• Tage 8–10: Power-Query-Flows für Bank und Gebühren-Split erstellen, Dubletten prüfen.

• Tage 11–12: Abschlussbuchungen simulieren und Restanten-Pläne erarbeiten.

• Tage 13–14: Finale Saldovorträge bilden und das neue Jahr aktivieren.

  
  

Automatisierung, die sofort wirkt

Automatisierungsprozesse können den Jahreswechsel erheblich vereinfachen:

1. Standard-Eingangsrechnungen: Mittels Mapping kann der Touchless-Quote über 60 % erreicht werden.

2. Bank / Karten: 1-Klick-Abgleich ermöglicht eine schnelle Leistungsprüfung.

3. IC-Matrix: Preis- und Mengentoleranzen sowie eine Ausnahme-Queue sind wertvolle Tools.

4. AR-Sprint: Hierbei werden Top-Debitoren, Streitlog und Zahlungszusagen überwacht.

   
   

CFO-KPIs für den Jahreswechsel

Die Überwachung spezifischer Key Performance Indicators (KPIs) ist entscheidend für den Erfolg beim Jahreswechsel. Zu den wichtigsten KPIs gehören:

• Nachbuchungsquote (%)

• Abstimmstatus für Bank, AR, AP und IC auf 0 € bis zu einem bestimmten Datum

• PBC-Findings und First-Pass-Rate (%)

• Touchless-Quote Standard-ER (%)

• Inventur-Abweichung (% vom Bestand)

  
  

Häufige Fehler – und wie man sie verhindert

Es gibt zahlreiche Stolpersteine, die es zu vermeiden gilt:

• Unscharfe Cut-off: Leistungsnachweise sollten präzise nachbelegt werden.

• Lückenhafte ARAP/PRAP: Standardverträge automatisiert einziehen und dokumentieren.

• IC „schieben“: Klare Toleranzen sollten festgelegt werden.

• Inkonsistenz bei Saldovorträgen: Überprüfen Sie Nebenkonten vor dem Hauptbuch.

• Offene Perioden: Setzen Sie klare Lock-Dates fest.

  
  

Was ein Interim Buchhalter konkret liefert

Ein Interim Buchhalter bringt eine Vielzahl wichtiger Dokumente und Prozesse mit:

• Close-Kalender & RACI

• Freeze-Management und Eskalationspfad

• Abstimm-Templates (Bank/AR/AP/IC/Anlagen)

• ARAP/PRAP-Spiegel und Rückstellungsmatrix

• Inventur-Playbook und PBC-Pack v1

  
  

Mini-Case

In einer aktuellen Situation hatte ein Unternehmen mit hohen Nachbuchungen im Januar zu kämpfen. Durch den Einsatz eines Interim Buchhalters konnte der Gesamtprozess gesteuert werden. Die Ergebnisse innerhalb von drei Wochen waren beeindruckend:

• Der Close wurde um 3 Tage verkürzt.

• PBC-Findings reduzierten sich um 35 %.

• Nachbuchungen verringerten sich um 28 % und ermöglichten einen reibungslosen Start ins neue Jahr.

  
  

Der Weg zum erfolgreichen Jahreswechsel

Ein gut geplanter Jahreswechsel ist kein „Best-Effort-Projekt“, sondern ein präzise geführter Prozess. Ein Interim Buchhalter hat die Expertise, um Cut-off, Abgrenzungen, Inventur, Saldovorträge und das PBC-Pack zielgenau abzuschließen. Diese Unterstützung sorgt dafür, dass Unternehmen ab dem ersten Tag des neuen Jahres arbeitsfähig sind.