Fast-Close in 10 Tagen: Interim Buchhalter liefert das SOP-Paket

Fast-Close ist ein Begriff, der in der Finanzwelt zunehmend an Bedeutung gewinnt. Unternehmen suchen nach effizienten Wegen, um ihre Monatsabschlüsse zu beschleunigen, ohne die Genauigkeit der Zahlen zu gefährden. In diesem Blog-Post beleuchten wir, wie ein Interim Buchhalter durch ein strukturiertes SOP-Paket (Standard Operating Procedures) und einen klaren 10-Tage-Plan dazu beitragen kann, den Monatsabschluss in weniger als 10 Tagen zu stabilisieren. Dazu betrachten wir praxisnahe Beispiele, Tools und ROI-Rechnungen.

Was „Fast-Close“ 2025 bedeutet – und was nicht

Fast-Close ist kein schnelles, oberflächliches Verfahren. Es handelt sich um einen strukturierten, dokumentierten und revisionssicheren Prozess, der alle Schritte des Abschlusses umfasst – von Abstimmungen bis hin zum Reporting. Das Hauptziel ist es, valide Zahlen schnell zu erhalten, ohne auf Genauigkeit verzichten zu müssen. Laut Gartner ist es durchaus möglich, dass Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren, in naher Zukunft Monatsabschlüsse in innerhalb von 10 Tagen oder sogar noch schneller erreichen.

Eine Benchmark zeigt, dass viele Unternehmen bereits in der Lage sind, „Near-Real-Time“-Abschlüsse durchzuführen. Die oben genannten Punkte unterstreichen, dass der Schlüssel zur Effizienz in der Standardisierung und Automatisierung liegt.

Der 10-Tage-Plan (Beispielablauf)

Um einen erfolgreichen Fast-Close zu gestalten, empfiehlt sich ein 10-Tage-Plan. Hier ist ein beispielhafter Ablauf:

• Tag 0 (Vormonat) – Pre-Close: Kritische Konten müssen abgestimmt werden, und es sollte ein klarer Terminplan für den Monatsabschluss festgelegt werden.

• Tag 1–2 – Datenfreeze & Schnittstellen: Ein Buchungsstopp wird etabliert. Es erfolgt die Durchführung von ETL-Läufen (z.B. Power Query, VBA) und verschiedenen Validierungen.

• Tag 3–4 – Abstimmungen: Alle relevanten Abstimmungen wie Banken, Debitoren/Kreditoren und Rückstellungen müssen nach den SOPs durchgeführt werden.

• Tag 5–6 – Abschlussbuchungen: Hier wird alles von Abgrenzungen bis hin zu IFRS/HGB-Brücken erledigt.

• Tag 7–8 – Konsolidierung & QA: Konsolidierungsläufe werden durchgeführt, und eine Differenzenworklist sowie eine PBC-Liste für Wirtschaftsprüfer (WP) werden erstellt.

• Tag 9–10 – Reporting: Der Management-Report wird erstellt, und KPIs wie CCC (Cash Conversion Cycle) und Close-KPI werden überprüft.

  
  

Um die Einhaltung zu gewährleisten, empfiehlt sich die Visualisierung des „Critical Path“ und eine klare Eskalationsstrategie.

Das SOP-Paket, das ein Interim Buchhalter mitbringt

Ein Interim Buchhalter bringt ein wertvolles SOP-Paket mit, das für CFOs von großem Nutzen ist. Die wichtigsten Komponenten sind:

• Fast-Close-Kalender: Ein intuitiver Kalender in Excel oder ICS, der Abhängigkeiten, Deadlines und Verantwortliche aufzeigt.

• Prozess-SOPs: Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle relevanten Prozesse wie AP (Accounts Payable), AR (Accounts Receivable) und mehr.

• RACI-Matrix: Eine Übersicht über Rollen und Entscheidungskompetenzen, damit alle Beteiligten wissen, wer was zu tun hat.

• Checklisten für WP-PBC: Sie ermöglichen die Erstellung der notwendigen prüfungsfähigen Unterlagen.

• Exception-Playbooks: Regeln für Umstände, die außerhalb der Norm liegen, wie Skonto-Korrekturen.

  
  

Diese Bausteine machen nicht nur den Prozess effizienter, sondern reduzieren auch Nacharbeiten während der Prüfungen erheblich.

Tool-Stack: schnell wirksam, GoBD-tauglich

Um die Effizienz weiter zu steigern, ist der richtige Tool-Stack entscheidend. Zu den empfehlenswerten Tools gehören:

• Power Query + VBA: Diese Tools helfen bei der ETL-Prozessautomatisierung aus ERP- und Bankdaten.

• RPA (Robot Process Automation): Für sich wiederholende Klickpfade, wie z.B. den Export von Belegen.

• Konsolidierung/Dashboards: Mit Power BI können regelmäßige Konsolidierungsläufe und KPIs einsehen werden.

  
  

Mit diesen Tools haben Unternehmen die Möglichkeit, Near-Real-Time-Insights zu erzielen, was ein valider Referenzpunkt für Ihr Zielbild darstellt.

ROI-Rechnung (Mittelstand, 6 Monate)

Um den wirtschaftlichen Nutzen des Fast-Close-Modells zu zeigen, betrachten wir eine Beispielrechnung für mittelständische Unternehmen:

• Ausgangslage: 60 Millionen € Kreditlinie; der Close könnte von 12 auf 9 Tage verkürzt werden; 12 Vollzeitäquivalente (FTE) im Accounting.

• Zinsvorteil: Ein um 3 Tage früherer Close bringt ca. 13.800 € pro Jahr, was linear auf 6 Monate ungefähr 6.900 € ergibt.

• Overtime-Reduktion: 10 FTE, 20 Überstunden, à 45 € pro Stunde, ergeben ein Einsparpotenzial von 9.000 € in 6 Monaten.

• WP-Effizienz: Eine reduzierte Prüfzeit von -20 % führt zur Einsparung von 4.750 €.

  
  

Insgesamt ergibt die Zusammenstellung aller Nutzen über 6 Monate circa 20.650 €. Berücksichtigt man die Kosten für den Interim Buchhalter von etwa 69.000 € (60 PT × 1.150 €), ergibt sich ein klarer ROI. Dabei sind auch die wegfallenden Audit-Findings zu berücksichtigen.

Mini-Case (Kurzfassung)

Um die Effizienz in der Praxis zu betrachten, betrachten wir einen kurzen Fall aus der E-Commerce-Branche:

• Branche: E-Commerce mit 250 Millionen € Umsatz.

• Problem: Monatsabschluss dauerte 15 Tage mit hohen Nacharbeiten.

• Maßnahmen: Einführung eines Fast-Close-Kalenders, SOP-Paket, Power-Query-Abstimmungen und Erstellung einer PBC-Liste.

• Ergebnis: Der Monatsabschluss wurde um 5 Tage verkürzt, Nacharbeiten bei Prüfungen reduzierten sich um 30 %, und der CFO-Report war am Tag 10 verfügbar.

  
  

Hier zeigt sich eindrucksvoll, wie strukturierte Maßnahmen einen signifikanten Unterschied machen können.

CFO-Checkliste: Fast-Close starten

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Fast-Close-Prozess einführen möchten, sollten Sie folgende Schritte beachten:

• Legen Sie einen Zielwert fest (z.B. ≤ 10 Tage) und definieren Sie den Critical Path.

• Implementieren Sie ein SOP-Paket inklusive RACI-Matrix und Checklisten.

• Automatisieren Sie alle wiederkehrenden Abstimmungen und ETL-Prozesse.

• Pflegen Sie einen Audit-Trail und eine PBC-Liste und lernen Sie aus jedem Prozesslauf.

  
  

Praxiserfahrungen zum Fast-Close Konzept

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Monatsabschluss in weniger als 10 Tagen eine realistische Möglichkeit für Unternehmen darstellt, die bereit sind, ihre Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Mit einem gut strukturierten SOP-Paket und den richtigen Tools können CFOs nicht nur Zeit und Ressourcen einsparen, sondern auch die Qualität ihrer Forecasts und Reports verbessern.

Möchten Sie herausfinden, ob Fast-Close auch für Ihr Unternehmen realistisch ist? Schauen Sie sich die aktuellen Standards an und überlegen Sie, welche notwendigen Schritte zur Umsetzung sinnvoll wären. In der heutigen Zeit ist es unerlässlich, schnell und präzise zu handeln. Der Schlüssel liegt in der Standardisierung und Automatisierung – Möglichkeiten, die mit einem Interim Buchhalter an Ihrer Seite ohne weiteres erreichbar sind.

FAQs

Ist ein 10-Tage-Close bei uns realistisch?

Ja – laut Studien sind 10-Tage-Close realistisch und die Größe des Unternehmens ist oft kein ausschlaggebender Faktor. Der Schlüssel sind effektive Standards und Automatisierung. ACCA Global

Welche Standards braucht es zuerst?

Die Einführung von klaren Rollen und Verantwortungen (RACI), SOP-Checklisten, einem festen Kalender und automatisierten Abstimmungen ist der erste Schritt zur Vermeidung von Engpässen. EY

Was bringt „Near-Real-Time“-Closing?

Eine schnellere, verlässlichere Informationsbasis und weniger Nacharbeiten. Einige Unternehmen profitieren bereits von Echtzeit-Insights. Deloitte