KI-unterstützte Interim Buchhalter: Mensch + Automation im Closing

Die Finanzwelt befindet sich im Wandel, und die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in den Buchhaltungsprozess ist ein zukunftsweisender Schritt. Interim Buchhalter, die über KI-Kenntnisse verfügen, bieten eine wertvolle Ressource für Unternehmen, die die Effizienz ihrer Monatsabschlüsse verbessern möchten. Dieser Blogbeitrag beleuchtet, wie KI und Automatisierung die Aufgaben von Interim Buchhaltern transformieren, um schneller zu akkurat abgeschlossenen Perioden zu gelangen.

Warum CFOs KI jetzt in der Finance einsetzen

Die Akzeptanz von KI in der Finanzbranche hat in den letzten Jahren stark zugenommen. CFO-Boards erkennen zunehmend die Möglichkeiten des Einsatzes von KI-Technologie für ihre tägliche Buchhaltungsarbeit. Laut einer Studie von Gartner erwarten CFOs für das Jahr 2025 messbare Nutzen durch den Einsatz von KI und Automatisierung in allen Bereichen, von Forecasting bis hin zu Abstimmungen. Die Bereitschaft zur Implementierung ist hoch:

71 % der CFOs planen die Integration von KI in ihre Prozesse, während 88 % sich dazu bereit fühlen.

Da der Bedarf an qualifiziertem Personal in der Finanzbranche weiter steigt, ist die Kombination aus Interim Buchhaltern und KI eine leistungsfähige Lösung. Interim Buchhalter bringen sowohl Fachwissen als auch technische Fähigkeiten mit, um die Lücken zu schließen, die durch den aktuellen Talentengpass entstanden sind. Die Fähigkeit, KI-unterstützte Tools effektiv zu nutzen, ist dabei entscheidend.

Finanzanalyse-Tools für den Monatsabschluss

Die Rolle des Interim Buchhalters mit KI-Skillset

Die Aufgaben eines Interim Buchhalters im KI-gestützten Ansatz sind entscheidend für die Effizienz des Finanzabschlusses.

1. Konto-/Saldoabstimmungen: Im klassischen Ansatz nehmen diese meist mehrere Tage durch Excel-Abfragen in Anspruch. Mit Hilfe von Agentic-AI können Abweichungen frühzeitig erkannt und priorisiert werden, was zu schnelleren Ergebnissen führt.

   
   

2. Journal-Entries und AP/AR-Checks: Manuelle Prüfungen und Stichproben wurden durch KI-gestützte OCR-Tools ersetzt, die den Erfassungs- und Validierungsprozess automatisieren. Diese Technologien helfen, Fehler zu minimieren und die Genauigkeit zu erhöhen.

   
   

3. Monatsreporting: Während das klassische Monatsreporting in starren Formaten wie Word oder PDF erfolgt, können Dashboards für Near-Real-Time-KPIs durch Continuous Accounting und moderne Visualisierungen in Power BI dynamisch erstellt werden.

   
   

4. Prozessdoku/Audit: Automatisierte Protokolle und Audit-Trails gewährleisten, dass alle Schritte doku-mentiert sind und den Anforderungen des GoBD genügen.

   
   

Durch diese Automatisierung können Interim Buchhalter in der Lage sein, schneller und präziser zu arbeiten.

Automatisiertes Buchhaltungssystem für schnelle Abschlüsse

Tool-Stack 2025 (bewährt & sofort einsetzbar)

Der richtige Technologie-Stack ist essenziell für die erfolgreiche Implementierung von KI in der Buchhaltung. Hier sind einige bewährte Tools, die sofort eingesetzt werden können:

• Power Query / VBA: Diese Tools ermöglichen benutzerdefinierte ETL-Prozesse (Extract, Transform, Load) direkt in Excel oder ERP-Systemen.

• Python (pandas/openpyxl): Ideal für die Durchführung von Massendatenabstimmungen und zur Durchführung von Datenqualitäts-Checks.

  
  

• GenAI (z. B. Copilot): Unterstützt beim Verfassen von Berichten, bei der Erklärung von Ausnahmen und bei der Dokumentation.

  
  

• RPA: Robotic Process Automation kann verwendet werden, um repetitive Schritte zu automatisieren, beispielsweise in DATEV, SAP oder Navision.

  
  

• Power BI: Für die Erstellung von Live-Dashboards und KPIs für den Abschluss, die eine schnelle Entscheidungsfindung unterstützen.

  
  

Die Kombination dieser Tools ermöglicht es, die Prozesse erheblich zu optimieren und einen Wert für das Unternehmen zu schaffen.

Was die Ergebnisse treibt: belastbare Praxisfälle

Zahlreiche Praxisfälle illustrieren die Vorteile eines KI-gestützten Ansatzes in der Buchhaltung:

• Eine Fortune-100-Finance-Funktion berichtete von einem 40 % schnelleren Time-to-Close durch die Nutzung von "Scout"-AI (Soroco Case).

• JIFFY.ai dokumentierte eine Beschleunigung von bis zu 50 % und eine Genauigkeit von 75 % bei der Finanzabstimmung.

  
  

Auf Grundlage dieser Erfolgsbeispiele lässt sich ableiten, dass der Schlüssel nicht darin liegt, mehr Mitarbeiter (FTE) einzustellen, sondern in einer besseren Fehler-Prävention, Priorisierung der Aufgaben und Automatisierung der Prozesse.

Finanzdashboard zur Überwachung von Schlüsselmessgrößen

ROI-Beispielrechnung (modular anpassbar)

Ein Beispiel zur Veranschaulichung des Return on Investment (ROI) könnte wie folgt aussehen:

• Ausgangspunkt: Ein Konsumgüter-Mittelständler mit einem Umsatz von 450 Mio. €, 12 FTE in Accounting.

• Annahme: Ein KI-unterstütztes Interim-Mandat reduziert die Abschlussdauer um 4–6 Tage.

• Effekte innerhalb von 6 Monaten:

- Zinsvorteil für eine Kreditlinie von 60 Mio. € bei 2,8 % p. a., die 6 Close-Tage schneller abgeschlossen wird: ca. 27.600 €.

- Reduktion der Überstunden für 10 FTE bei 30 Stunden à 45 €/Stunde: ca. 13.500 €.

- Verkürzung der WP-Prüfung um 30 Stunden à 190 €/Stunde: ca. 5.700 €.

Das ergibt einen Gesamtnutzen von ca. 46.800 € pro Monat, während die Kosten für Interim Buchhaltungsdienste und Tools über 6 Monate auf etwa 138.000 € geschätzt werden. Die Amortisation würde demnach unter 6 Monaten liegen, was die Möglichkeit einer

40–50 %igen Close-Beschleunigung verdeutlicht.

CFO-Checkliste für den KI-Einsatz

Für CFOs, die über die Implementierung von KI nachdenken, ist es wichtig, eine strukturierte Checkliste zu befolgen:

1. Ziel-KPI definieren: Beispielsweise sollte das Ziel sein, den Monatsabschluss in weniger als 8 Tagen abzuschließen.

2. Data-Readiness prüfen: Ist die Datenbasis bereit? Welche ERP-Exports und Schnittstellen stehen zur Verfügung?

3. Interim-Scope & Meilensteine vertraglich festlegen: Klare Vereinbarungen erhöhen die Erfolgsquote.

4. Tool-Stack auswählen: Entscheiden Sie sich für Tools wie Power Query, Python, RPA oder GenAI, und stellen Sie sicher, dass Governance-Mechanismen implementiert sind.

5. Audit-proof Dokumentation & Übergabe: Regelmäßige Dokumentationen, Schulungen und die Zuordnung von KPIs sind essenziell für den langfristigen Erfolg.

   
   

Ihre nächsten Schritte

Kostenloses KI-Audit anfragen – In 30 Minuten identifizieren wir 3 Quick-Wins, mit denen ein Interim Buchhalter Ihren Close spürbar beschleunigt.

FAQ

Welche KI-Tools nutzen Interim Buchhalter 2025 konkret?

Interim Buchhalter setzen auf Power Query/VBA für ETL, Python für Massentests und RPA für repetitive Schritte sowie Copilot/GenAI für Dokumentation und Ausnahmebeschreibungen. Diese Tools werden nach ihrem Business-Impact priorisiert.

Sind die Effekte belegt?

Ja, mehrere Case Studies berichten von 40-50 % schnelleren Abschlüssen und deutlich genaueren Abstimmungen. Diese datenbasierten Ergebnisse sind entscheidend für CFOs.

Wie passt das zu unseren CFO-Prioritäten 2025?

Laut Gartner ist AI ein Top-Fokus der Finanztransformation. Kyriba sieht eine hohe Integrationsbereitschaft, und Deloitte bestätigt den Talentdruck. Die Kombination aus Interim Buchhaltern und KI adressiert alle drei Punkte.