Kostenvergleich 2025: Interim Buchhalter vs. Outsourcing-Dienstleister

Im dynamischen und sich ständig verändernden Finanzumfeld von 2025 müssen Unternehmen strategische Entscheidungen hinsichtlich ihrer Buchhaltungsprozesse treffen. Die Wahl zwischen einem Interim Buchhalter und einem Outsourcing-Dienstleister wird zunehmend komplexer, da zahlreiche Faktoren ins Spiel kommen, wie Kosten, Qualität und die Rentabilität der Investitionen (ROI). In diesem Blogbeitrag analysieren wir die Vor- und Nachteile beider Modelle, um CFOs und Entscheidungsträgern eine fundierte Grundlage für ihre Wahl zu bieten.

Preis­modelle kurz erklärt

Einer der zentralen Faktoren bei der Entscheidung zwischen Interim Buchhaltern und Outsourcing-Dienstleistern sind die Preis­modelle. Interim Buchhalter arbeiten meist nach Tagessätzen, die zwischen 1.000 und 1.300 Euro liegen (laut interim-profis.com). Bei Outsourcing-Dienstleistern setzt sich die Abrechnung aus Paket- oder Stückpreisen zusammen, die in der Regel mit einer Grundgebühr ab 210 Euro pro Monat sowie Kosten von 3 Euro pro Beleg verbunden sind (vgl. szabo.at, FreeFinance).

Im Allgemeinen sind Interim Buchhalter projektbezogen und die Verträge sind flexibel kündbar. Im Gegensatz dazu binden Outsourcing-Dienstleister häufig in längerfristige Service Level Agreements (SLA) von 12 bis 36 Monaten. Dies führt zu einer geringeren Flexibilität und möglicherweise zu höherem Druck in einer sich schnell ändernden Unternehmenslandschaft.

Vollkosten-Vergleich (6-Monats-Szenario)

Ein genauer Vergleich der Vollkosten zwischen beiden Modellen zeigt auf, inwiefern Interim Buchhalter effizient sein können. In einem 6-Monats-Szenario belaufen sich die Kosten für einen Interim Buchhalter auf etwa 138.000 Euro, während die Kosten für einen Outsourcing-Dienstleister auf 119.000 Euro sinken könnten. Auf den ersten Blick scheinen Outsourcing-Dienstleister also kosteneffizienter zu sein.

Jedoch muss berücksichtigt werden, dass Interim Buchhalter durch ihre Expertise signifikante Effizienzgewinne und Qualitätsverbesserungen bieten. Unter Berücksichtigung der erzielten Ergebnisse, wie einer Verringerung der Closing-Zeit um 5 Tage und einer Reduzierung der Fehlbuchungen, ist der Netto-ROI für Interim Buchhalter 57.000 Euro, während die Outsourcing-Dienstleister diese positiven Effekte nicht aufweisen können.

Qualitäts- & Compliance-Faktoren

Qualität in der Buchhaltung ist ein entscheidendes Kriterium für CFOs und Unternehmen. Zahlreiche CFOs äußern Bedenken hinsichtlich der Genauigkeit und Kontrolle bei der Auslagerung von Finance-Tasks. Laut cfo.com klagen 59% der CFOs über ungenaue Buchungen und 56% fürchten einen Kontrollverlust bei Daten.

Interim Buchhalter bieten hier ein hohes Maß an Kontrolle und Qualität, da sie direkt im Unternehmen arbeiten und die Buchungen in einem revisionssicheren ERP-System erfolgen. Sie führen On-Site-Reviews und sofortige Korrekturen durch, um Fehlbuchungen zu minimieren und die Datenqualität zu sichern. In einem zunehmend regulierten Umfeld, das ESG- und CSRD-Pflichten fordert, können Interim Buchhalter auch einen maßgeschneiderten Ansatz bieten, der über Standard-KPIs hinausgeht.

Mini-Case-Study

Um die Vorteile eines Interim Buchhalters konkret zu verdeutlichen, betrachten wir einen Beispielcase aus der E-Mobility-Branche. Ein OEM mit einem Umsatz von 320 Millionen Euro hatte zuvor große Herausforderungen mit einem Finance-BPO in Osteuropa, der eine Fehlbuchungsquote von 1,8 % hatte und zudem die Jahresabschlüsse um 12 Tage verzögerte.

Der Wechsel zu einem Interim Buchhalter brachte erhebliche Vorteile mit sich. Der Interim Buchhalter übernahm die Prozessleitung, implementierte Power Query-Validierungen und stellte einen Fast-Close-Kalender auf. Die Resultate waren beeindruckend: Die Fehlbuchungen reduzierten sich um 87 %, und die Abschlusszeit verkürzte sich um 8 Tage. Dies führte zu einer Zinsersparnis von 38.000 Euro und einem Gesamt-ROI von 4,5 Monaten.

Entscheidungs­matrix für CFOs

Wenn CFOs vor der Wahl stehen, ob sie Interim Buchhalter oder Outsourcing-Dienstleister wählen, sollten sie eine Entscheidungs­matrix in Betracht ziehen. Hier sind einige Kriterien, die bei dieser Entscheidung helfen können:

• Flexibilität: Interim Buchhalter bieten tägliche Skalierbarkeit, während Outsourcing-Dienstleister oft SLA-gebunden sind.

• Speed-to-Impact: Interim Buchhalter können in der Regel innerhalb einer Woche relevant wirken, während es bei Outsourcing-Dienstleistern 1-2 Monate dauern kann, bis Veränderungen spürbar werden.

• Datensicherheit: Bei Interim Buchhaltern verbleiben die Daten im Unternehmen, während beim Outsourcing externe Datenübertragungen stattfinden.

• Kosten­transparenz: Interim Buchhalter haben klare Tagessätze, während Outsourcing-Dienstleister Stück- und Projektpreise anbieten, die intransparent wirken können.

• Know-how-Transfer: Interim Buchhalter bieten Schulungen und Dokumentationen an, während dies beim Outsourcing oft nicht im gleichen Umfang gewährleistet ist.

  
  

Worauf CFOs achten sollten

CFOs sollten bei der Entscheidung für Interim Buchhalter oder Outsourcing-Dienstleister einige wichtige Punkte beachten:

• Prozess-Scope & KPIs: Definieren Sie die gewünschten KPIs, wie etwa eine Fehlbuchungsquote von weniger als 0,2 %.

• Vollkosten modellieren: Vergleichen Sie die Vollkosten der beiden Modelle detailliert, um eine informierte Entscheidung zu treffen.

• Qualitäts-Risiken: Berücksichtigen Sie mögliche Qualitätsrisiken und die damit verbundenen Audit-Pflichten.

• Exit-Klausel: Stellen Sie sicher, dass Exit-Klauseln und der Wissens­transfer im Vertrag gesichert sind, um zukünftige Risiken zu minimieren.

• ROI messen: Messen Sie den ROI nach drei Monaten und entscheiden Sie, ob Sie die Zusammenarbeit fortsetzen oder reduzieren möchten.

  
  

Abschluss und Ausblick

In einer Zeit, in der viele CFOs sich mit der Zukunft der Buchhaltung befassen, ist es wichtig, aus den vorliegenden Daten und Erfahrungen zu lernen. Die Wahl zwischen Interim Buchhaltern und Outsourcing-Dienstleistern erfordert eine sorgfältige Abwägung von Kosten, Qualität und ROI. Oftmals werden Interim Buchhalter eine bessere Lösung darstellen, besonders wenn es um Projekte mit kurzer Laufzeit geht.

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FAQ Interim Buchhalter

Was kostet ein Interim Buchhalter pro Tag?

Tagessätze für Finance-Rollen liegen 2025 meist zwischen 1.000 und 1.300 Euro (laut interim-profis.com).

Wie berechnet sich Outsourcing in der Buchhaltung?

Viele Dienstleister verlangen ab 210 Euro Grundgebühr pro Monat plus 3 Euro je Beleg oder 70 Euro pro Stunde (vgl. szabo.at, FreeFinance).

Warum wechseln Unternehmen von BPO zu Interim-Modellen?

Laut Gartner werden 60% der Finance-BPO-Verträge 2025 nicht verlängert, da veraltete Preismodelle und mangelnde Digitalisierung entscheidende Bremsen darstellen (vgl. Exploding Topics).