Warum Interim Buchhalter mit HR so gut zusammenarbeiten

Interim Buchhalter und die HR-Abteilung sind zwei Schlüsselelemente in jedem Unternehmen. Während Interim Buchhalter sich auf die Finanzprozesse konzentrieren, sorgt HR für das Personalwesen und die Menschen, die diese Prozesse umsetzen. Diese Zusammenarbeit bietet einen strategischen Vorteil, der sich in vielen Dimensionen des Unternehmens bemerkbar macht. In diesem Blogbeitrag werden wir die Synergien zwischen Interim Buchhaltern und HR untersuchen und wie diese Partnerschaft zu einem messbaren Return on Investment (ROI) führt.

Speed-to-Impact: Vorteile der Zusammenarbeit

Die Geschwindigkeit, mit der Interim Buchhalter und HR zusammenarbeiten, hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Unternehmensleistung. HR bringt die notwendigen Kapazitäten und Kompetenzen ein, während Interim Buchhalter sofortige Verbesserungen in den Prozessen liefern. Gemeinsam können sie die Herausforderungen im Finanzmanagement und im Personalwesen meistern und so wertvolle Ressourcen freisetzen.

Qualität & Compliance

Die Qualität der Stammdaten und die Compliance in den Payroll-Prozessen sind kritische Faktoren. Eine enge Zusammenarbeit zwischen HR und Interim Buchhaltern sorgt für korrekte Daten, geregelte Zugriffsrechte und verhindert Fehlbuchungen.

Ein modernes Büro mit Fokus auf Finanzen und Personalmanagement.

Zwei Seiten derselben Medaille: Finance & People

Interim Buchhalter bringen Struktur und Automatisierung in die Finanzprozesse. Auf der anderen Seite kümmert sich HR um die Menschen, die in diesen Prozessen arbeiten. Zusammen entstehen drei unmittelbare Hebel:

• Kapazität & Skill-Fit – HR sorgt für die Rekrutierung temporärer oder permanenter Ressourcen, während Interim Buchhalter die Anforderungen definieren.

• Stammdaten-Qualität – Die Qualität von Personal-, Kostenstellen- und Organisationsdaten ist die Grundlage für korrekte Buchungen.

• Change-Akzeptanz – HR verankert neue SOPs in der Kommunikation und im Training, während Finance klare messbare Ziele liefert.

  
  

Die 7 wichtigsten gemeinsamen Workflows

Die Zusammenarbeit zwischen Interim Buchhaltern und HR kann durch verschiedene Prozesse weiter optimiert werden. Hier sind die sieben wichtigsten Workflows:

1. Recruiting & Auswahl

   Nutzen: Passgenaue Profile und schnelle Besetzung.

   Praxis: Erstellung einer Kompetenz-Matrix zur gezielten Auswahl.

2. Onboarding

   Nutzen: Neue Kolleginnen und Kollegen sind ab dem ersten Tag produktiv.

   Praxis: Ein umfassendes Onboarding-Kit mit Zugangsdaten und Schulungsvideos.

3. Zeit & Abwesenheit → Payroll → FiBu

   Nutzen: Saubere Rückstellungen und korrekte Lohnbuchungen.

   Praxis: Regelmäßige Abstimmungen zwischen Payroll und Finance.

4. Organisation & Kostenstellen

   Nutzen: Präzisere Kostenrechnung.

   Praxis: HR aktualisiert Organisationsänderungen, während Finance die Konten mapped.

5. Vergütungs- & Bonusprozesse

   Nutzen: Planbarkeit und revisionssichere Rückstellungen.

   Praxis: HR koordiniert Stichtage, Finance liefert Berechnungslogik.

6. Learning & Enablement

   Nutzen: Team kann neue Tools sofort anwenden.

   Praxis: HR organisiert Trainings und Interim Buchhalter liefert Templates.

7. Change-Kommunikation

8. Nutzen: Hohes Maß an Akzeptanz.

   Praxis: Erstellung von Release-Notes und kurzen Schulungsvideos.

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Ein Besprechungsraum während eines Meetings zur Prozessoptimierung.

Gemeinsame KPIs – damit Erfolg messbar wird

Um den Erfolg dieser Zusammenarbeit messbar zu machen, ist es wichtig, gemeinsame KPIs festzulegen:

• Time-to-Productivity (TtP): Zeitspanne bis zur vollen Produktivität eines neuen Mitarbeiters.

• Payroll-Reconciliation-Rate: Anzahl der Abweichungen zwischen Payroll und Finanzbuchhaltung pro Monat.

• Fehlerquote/Nachbuchungen: Anteil der Korrekturbuchungen im Gesamtbuchungsvolumen.

• Close-Zeit: Zeit bis zum Monatsabschluss.

• Besetzungsdauer kritischer Rollen: Zeitspanne vom Bedarf bis zum Start eines neuen Mitarbeiters.

• Training-Completion: Anteil des Teams, das eine SOP-Zertifizierung oder ein Tool-Training abgeschlossen hat.

  
  

Diese KPIs helfen Unternehmen, den Fortschritt zu verfolgen und Anpassungen vorzunehmen, um die Zusammenarbeit zu optimieren.

30-60-90-Tage-Plan: Interim Buchhalter × HR in der Praxis

Ein strukturierter Ansatz in den ersten 90 Tagen kann den Erfolg dieser Zusammenarbeit maximieren:

Tage 1-30 (Stabilisieren)

Zu Beginn sollte ein RACI-Diagramm erstellt werden, um die Rollen zwischen Finance und HR zu klären. Dies sollte zukünftige Zugriffs- und Onboarding-Checklisten sowie eine Grundlinie für die KPIs umfassen.

Tage 31-60 (Beschleunigen)

In dieser Phase geht es darum, Prozesse zu automatisieren, wie z.B. die Stammdatensynchronisation. Quick-Wins können Identifikationsberichte und Standardschablonen sein.

Tage 61-90 (Verankern)

Abschluss der ersten 90 Tage beinhaltet die Einführung eines HR-Kommunikationspakets, die Erstellung audit-fähiger Dokumentationen und die Planung für die bevorstehende Skalierung.

Finanzdokumente zur Prozessoptimierung.

Mini-Case: So funktioniert die Zusammenarbeit

• Ausgangslage: Das Unternehmen hatte einen 15-tägigen Close-Prozess, hohe Korrekturzahlen bei Lohn- und Bonusbuchungen und lange Einarbeitungszeiten neuer Teammitglieder.

• Maßnahmen: Implementierung eines gemeinsamen RACI für Finance und HR, Einführung eines Payroll-Abstimmberichts und eines Onboarding-Kits.

• Ergebnis: Nach 12 Wochen reduzierte sich die Close-Zeit um 4 Tage, die Abweichungen in der Payroll um 70 %, und die Time-to-Productivity sank um 50 %.

  
  

ROI-Beispielrechnung (6 Monate)

Ein höherer ROI kann durch die Zusammenarbeit von Interim Buchhaltern und HR erreicht werden:

• Korrekturen: 1 % weniger Nachbuchungen auf 15 Mio. € führen zu 150.000 € risiko-adjustierten Kosten. Mit einem konservativen Kosteneffekt von 0,1 % ergibt sich ein Nutzen von 15.000 €.

• Prüfungszeit: Eine Reduzierung um 20 % entspricht 30 Stunden * 190 € = 5.700 €.

• TtP: 5 neue Mitarbeiter, die 10 Tage schneller produktiv werden, führen zu 15.000 €.

• Summe Nutzen: Ungefähr 35.700 €.

  
  

So starten CFOs morgen

Um diese Zusammenarbeit zu initiieren, sollten CFOs folgende Schritte unternehmen:

1. Kick-off-Meeting zwischen Finance und HR (60 Minuten): Definition von Zielen, KPIs und RACI-Diagramm.

2. Einführung des Onboarding-Kits: Zugriffsrechte und SOP-Snapshot.

3. Implementierung einer Payroll-Bridge: Monats-Abstimmberichte und Ausnahme-Logik.

4. Stammdaten-Synchronisation: Verantwortlichkeiten klären.

5. Regelmäßige Kommunikation: Wöchentliche Stand-ups, monatliche Updates.

   
   

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Warum ist HR bei Finanz-Optimierungen so wichtig?

Weil Personal-, Organisations- und Zeitdaten die Basis für korrekte Buchungen und Rückstellungen bilden. Qualität beginnt im HR-Stamm.

Muss HR technische Tools beherrschen?

Nein, die Finanzabteilung stellt Vorlagen und Automatisierungen zur Verfügung, während HR Zugang und Schulung ermöglicht.

Wie verhindern wir Mehraufwand?

Mit einem klaren RACI, strukturierten Checklisten und Automatisierungen sinkt der Aufwand in beiden Teams erheblich.

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist die richtige Zusammenarbeit zwischen Interim Buchhaltern und HR entscheidend für den Unternehmenserfolg. Durch die Fokussierung auf Qualität, Compliance und messbare Ergebnisse können Unternehmen schnellere Abschlüsse und ein besseres Mitarbeitererlebnis schaffen.