Was macht ein Interim Buchhalter? Leistungen für CFO & Finance

Ein Interim Buchhalter ist ein professioneller Finanzspezialist, der in Schlüsselpositionen einspringt, um kritische Lücken in der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens zu schließen. Von der Sicherstellung der pünktlichen Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen bis hin zur Optimierung von Prozessen, die Palette der Leistungen ist vielseitig und nachhaltig. In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Aufgaben und Vorteile, die ein Interim Buchhalter für CFOs und Finanzabteilungen mitbringt.

Vakanzüberbrückung in der Buchhaltung

In vielen Fällen kann eine plötzliche Vakanz in der Buchhaltungsabteilung, sei es durch Krankheit, Kündigung oder saisonale Spitzen, zu erheblichen Herausforderungen führen. Hier kommt der Interim Buchhalter ins Spiel. Die wichtigsten Aufgaben umfassen:

• Übernahme der Buchungen: Der Interim Buchhalter kann Buchungen gemäß HGB oder IFRS schnell und präzise ausführen.

• Erstellung und Prüfung von Rückstellungen: Damit die Finanzen des Unternehmens immer korrekt abgebildet sind.

• Sicherstellung von Fristen: Klärung offener Posten, Vermeidung von Mahngebühren und die rechtzeitige Abgabe von USt-Voranmeldungen gehören ebenfalls zu den Kernaufgaben.

  
  

Dieser professionelle Ansatz bedeutet, dass kein externer Berater übernimmt, sondern jemand, der direkt eingreift und tatkräftig zur Schließung der Lücken beiträgt.

Monats- und Jahresabschluss absichern

Die Erstellung verlässlicher Finanzberichte ist entscheidend für die Unternehmensführung und externe Stakeholder. Der Interim Buchhalter sorgt dafür, dass die Finanzzahlen pünktlich und belastbar bereitgestellt werden:

• Aufbau eines Fast-Close-Kalenders: Dieser beschleunigt den Jahresabschlussprozess erheblich.

• Abstimmungen der Bank-, Debitoren- und Kreditorenkonten: Dies hilft, die Integrität der Finanzdaten sicherzustellen.

• Erstellung von Reporting-Paketen: Bereitstellung von klaren, kommentierten Berichten für CFOs, Investoren und Banken - nicht nur Zahlentabellen, sondern auch Erklärungen zu den Kennzahlen.

  
  

Die Konsequenz ist, dass CFOs und die Geschäftsführung Zugriff auf präzise und rechtzeitige Informationen haben, ohne dass dies zu einem erhöhten Stresslevel im Team führt.

Prozessoptimierung & Automatisierung

Einer der häufigsten Probleme in der Buchhaltung sind ineffiziente, gewachsene Prozesse. Ein Interim Buchhalter analysiert die bestehenden Abläufe und implementiert Verbesserungen:

• Standardisierung: Durch klare SOPs (Standard Operating Procedures) wird die Arbeit effizienter.

• Einführung digitaler Workflows: Zum Beispiel der Umgang mit Eingangsrechnungen ohne Papier.

• Automatisierung: Mithilfe von Tools wie Power Query oder VBA können viele manuelle Aufgaben reduziert werden.

  
  

Das Ergebnis dieser Optimierungsmaßnahmen sind weniger Fehler, geringerer Zeitaufwand und weniger Stress, insbesondere in kritischen Phasen wie der Abschlusszeit.

Liquidität & Working Capital schützen

In wirtschaftlich unsicheren Zeiten ist Liquidität von größter Bedeutung. Der Interim Buchhalter bietet kurzfristige Lösungen, um die finanzielle Stabilität des Unternehmens zu sichern:

• Erstellung eines 13-Wochen-Cashflow-Forecasts: Damit die kommenden Liquiditätsströme besser planbar sind.

• Optimierung der Debitorenlaufzeiten (DSO): Strategien zur schnelleren Realisierung von Zahlungseingängen.

• DPO-Optimierung: Strukturierung der Zahlungsläufe, um liquiditätsschonend zu agieren.

  
  

Wenn es Druck gibt – sei es durch Umsatzeinbrüche oder bevorstehende Bankgespräche – sorgt der Interim Buchhalter für Klarheit und Struktur, um Risiken zu minimieren.

Systemwechsel & Transformation begleiten

Bei der Einführung neuer Technologien, wie ERP-Systemen, steht das laufende Geschäft auf dem Spiel. Hier übernimmt der Interim Buchhalter:

• Paralleler Betrieb: Das aktuelle System bleibt funktionsfähig, während neue Prozesse getestet werden.

• Datenmigration: Sorgfältige Überprüfung der Stammdaten und Vorbereitung für den Wechsel.

• Schulung des Teams: Damit das interne Personal dauerhaft in der Lage ist, die neuen Systeme zu nutzen.

  
  

Für den CFO steht dabei nicht nur eine „schöne Zielarchitektur“ im Vordergrund, sondern ein stabiler und auditierbarer Go-Live-Prozess.

Struktur & Wissen im Team verankern

Der Einsatz eines Interim Buchhalters endet nicht mit dem Abschluss seiner oder ihrer Aufgaben. Vielmehr sollte das Ziel sein, dass das Team auch nach dem Einsatz stabil und effizient weiterarbeitet:

• Übergabe-Dokumentationen: Um sicherzustellen, dass alle Prozesse nachvollziehbar sind.

• Rollen- und Berechtigungslogik: Für klare Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams.

• Schulungsvideos: Sie helfen, das Wissen intern zu verteilen.

  
  

Diese Maßnahmen sind für CFOs von entscheidender Bedeutung, da sie eine nachhaltige Effizienz im Team schaffen und neue Feuerwehreinsätze verhindern.

Für wen ist das relevant?

Die Dienste eines Interim Buchhalters sind für eine Vielzahl von Unternehmenssituationen von großer Bedeutung:

• CFOs, die kurzzeitig Unterstützung benötigen, um Personalengpässe zu überwinden.

• Unternehmen unter Druck in der Monats- oder Jahresabschlussphase.

• Firmen, die sich in Transformationsphasen befinden, z.B. von Papierprozessen auf digitale Workflows.

  
  

Wenn du dich in diesen Szenarien wiedererkennst, ist es wahrscheinlich, dass die Unterstützung eines Interim Buchhalters genau das ist, was du benötigst.

Was du NICHT bekommst

Ein Interim Buchhalter bietet keine weitreichenden strategischen Beratungen ohne konkrete Umsetzung. Stattdessen erhältst du:

• Umsetzbare Lösungen: Keine endlosen Analysen ohne praktische Anwendung.

• Transparente Maßnahmen: Klare Aktionspläne statt unübersichtlicher Strategiepapiere.

• Eigenverantwortlichkeit: Ich setze die kritischen Maßnahmen um und dokumentiere sie für dein Team.

  
  

Gerade in herausfordernden Zeiten ist es wichtig, einen Sparringspartner an seiner Seite zu haben, der dem Team hilft, zur Ruhe zu kommen.

Fazit eines Interim Buchhalter

Ein Interim Buchhalter ist weit mehr als nur ein Lückenfüller; er ist ein aktiver Umsetzer, der den CFO unterstützt, damit:

• Cash gesichert ist,

• Zahlen stimmen,

• Fristen eingehalten werden,

• Abläufe effizient gestaltet werden und

• das Team nach seinem Einsatz gestärkt bleibt.

  
  

Wenn du gerade Druck in der Abschlussphase, bei Liquidität oder Personalsituation in der Buchhaltung erfährst, zögere nicht, mit mir in Kontakt zu treten.

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