Interim Buchhalter mit Hands-on-Mentalität: Lieferfokus für CFOs

Speed-to-Impact ist eine entscheidende Komponente im Interim-Accounting, die CFOs und Unternehmen oft vor große Herausforderungen stellt. Hier kommt der „Interim Buchhalter“ ins Spiel – ein Spezialist, der nicht nur die Theorie kennt, sondern auch konkret umsetzt. Mit einer Hands-on-Mentalität liefert dieser Experte schnell wirksame, messbare Ergebnisse. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ich als Interim Buchhalter die Ergebnisse beeinflusse, und welche konkreten Schritte ich ergreife, um den Buchhaltungsprozess in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

Warum Interim Buchhalter: Verantwortung Übernehmen

Interim Buchhalter sind nicht nur Berater – sie übernehmen Verantwortung. Das bedeutet, dass sie nicht nur Empfehlungen abgeben, sondern aktiv am Buchhaltungsprozess beteiligt sind. Sie sind dafür verantwortlich, messbare Ergebnisse zu erzielen, Termine einzuhalten und die Qualität sicherzustellen, während die KPI-Ziele klar definiert werden.

Das Ziel ist es, die Effizienz zu steigern und die Komplexität zu reduzieren. Im Vordergrund stehen messbare KPIs vor Projektstart, beispielsweise die Dauer des Monatsabschlusses oder die Fehlerquote. Eine klare Zielsetzung ist der Schlüssel zum Erfolg.

Ein agiles Buchhaltungsteam arbeitet an den Finanzabschlüssen.

Hands-on-Mentalität im Interim-Accounting

Was bedeutet „Hands-on“ im Interim-Accounting? Es bedeutet, dass Sie aktiv im ERP-System arbeiten, Abstimmungen vornehmen, Datenflüsse gestalten und Checklisten nutzen. Entscheidungen werden vorbereitet, und Risiken werden rechtzeitig eskaliert. Keine Präsentationsschleifen – stattdessen liegt der Fokus auf der Umsetzung mit Ergebnisverantwortung.

Grundsätze der Hands-on-Mentalität:

• Tempo vor Perfektion, jedoch ohne die Qualität der GoBD/IFRS-Richtlinien zu gefährden.

• Ständige Transparenz über den aktuellen Status, Blockaden und nächste Schritte durch tägliche Updates.

• Standardisierung durch die Nutzung von SOP-Paketen, anstatt sich auf ad-hoc-Lösungen zu verlassen.

• Automatisierung repetitiver Aufgaben mit Tools wie Power Query, VBA und RPA, um Effizienz zu steigern.

• Wissenssicherung durch Dokumentation und Schulung innerhalb des Teams.

  
  

Zahlen und Berechnungen werden sorgfältig überprüft.

30-60-90-Tage-Plan für Interim Buchhalter

Ein strukturierter 30-60-90-Tage-Plan hilft Interim Buchhaltern, schnell in ihre Rolle hineinzuwachsen und Ergebnisse zu liefern. Hier ein Beispielplan:

Tage 1–30: Stabilisieren

• Aktivierung des Fast-Close-Kalenders und Festlegung von RACI (Verantwortlichkeiten).

• Durchführung von Bank-, Debitoren- und Kreditoren-Abstimmungen nach SOP-Standards.

• Identifikation und Umsetzung von Quick-Wins: 3 bis 5 Automationen (ETL/Abstimm-Reports).

• KPI-Baseline erstellen: Close-Tage, Nachbuchungen, Audit-Findings.

  
  

Tage 31–60: Beschleunigen

• Ausweitung der Automatisierung, beispielsweise durch Power Query-Pipelines und VBA-Makros.

• Standardisierung der Cut-off-Qualität und Rückstellungen.

• Erstellung eines PBC-Packs für Wirtschaftsprüfer und Senkung der Fehlerquote.

• Fokus auf Working-Capital-Hebel, wie einen DSO-Sprint für die Top-10-Debitoren.

  
  

Tage 61–90: Verankern

• Integration von Lessons-Learned in SOP-Dokumente und Entwicklung von Dashboards (Close-KPI/CCC).

• Durchführung von Trainings und Videoguides sowie Erstellung eines Übergabe-Handbuchs.

• Festlegung von Exit-Kriterien, um die Nachhaltigkeit zu gewährleisten.

  
  

Konkrete Ergebnisse: Was Sie Erhalten

Ein Interim Buchhalter liefert einen klar definierten Leistungsumfang, einschließlich:

• SOP-Pakete für Close-Prozesse, inklusive Checklisten für AP/AR/IC/FA/GR/IR.

• Ein Fast-Close-Kalender mit Abhängigkeiten, Verantwortlichen und Eskalationspfaden.

• Abstimmvorlagen für Bank, Debitoren und Kreditoren.

• Bausteine für die Automatisierung (Power Query/VBA/RPA) für ETL und Prüfregeln.

• Ein PBC-Pack für den Abschluss, das Audit-Trail, Evidenz und Stichprobenlisten enthält.

• Übergabedokumentation sowie Schulungen für Ihr Team zur Einhaltung neuer Standards.

  
  

Ein Team analysiert wichtige Finanzdaten zur Effizienzsteigerung.

ROI-Berechnung: Ein Beispiel

Der finanzielle Nutzen eines Interim Buchhalters kann erheblich sein. Hier ein Beispiel einer ROI-Rechnung über einen Zeitraum von 6 Monaten:

• Ausgangslage: Close-Dauer 12 Tage, Kreditlinie 60 Mio. €, Effektivzins 3,0 %, 12 FTE Accounting.

• Token für geschätzte Einsparungen:

- Schätzung: Schließen um 3 Tage verkürzen ⇒ Zinsvorteil ≈ 13.500 € p.a. → 6.750 € in 6 Monaten.

- Overtime-Reduktion von 20 % (10 FTE × 20 h × 45 €/h) ⇒ 9.000 € in 6 Monaten.

- Erhöhung der Audit-Effizienz um 20 % ⇒ 4.750 €.

- Reduzierung der Fehler/Nachbuchungen um 1 % auf 20 Mio. Volumen ⇒ 10.000 €.

• Gesamtnutzen: ≈ 30.500 € über 6 Monate.

• Kosten für Interim: 60 PT × 1.150 € = 69.000 €.

  
  

Das monetäre Ergebnis variiert je nach Unternehmensvolumen, Zinsen sowie der damit verbundenen Effizienzsteigerung, Planungsqualität und Team-Entlastung.

Mini-Case: Praktisches Beispiel

Ein Beispiel aus der B2B-Logistik zeigt, wie ein Interim Buchhalter erfolgreich eingesetzt werden kann:

• Branchenspezifikation: B2B-Logistik, 280 Mio. € Umsatz.

• Ausgangslage: 15-Tage-Close, hohe Intercompany-Differenzen, PBC-Nacharbeiten.

• Eingesetzt wurde: ein Interim Buchhalter als Close-Stream-Lead.

• Maßnahmen: Implementierung eines SOP-Pakets, Bereinigung der IC-Matrix, Entwicklung von 4 Power-Query-Pipelines, Erstellung eines PBC-Packs.

  
  

• Ergebnis nach 10 Wochen: Reduzierung der Close-Zeit um 5 Tage, Senkung der Audit-Nacharbeiten um 32 %, Reduzierung der Debitoren-Strittfälle um 41 %.

  
  

• Übergabe: Das Team kann den neuen Standard eigenständig aufrechterhalten.

  
  

Arbeitsweise und Governance im Interim-Accounting

Die Arbeitsweise eines Interim Buchhalters in Ihrem System ist entscheidend. Hier sind einige wichtige Punkte:

• Der Interim Buchhalter arbeitet in Ihren Systemen (SAP, DATEV, MS Dynamics etc.) und nutzt Ihre Zugriffsrechte.

• Tägliche Statusupdates in drei Zeilen: Fortschritt, Blockaden, nächste Schritte.

• Bei Risiken im Critical Path erfolgt eine Eskalation innerhalb von 24 Stunden.

• Saubere Dokumentation jeder Anpassung zur Einhaltung der GoBD und Prüfbarkeit.

• Am Ende trägt der Interim Buchhalter zur Exit-readiness bei, um eine Übergabe ohne Abhängigkeit von der Person zu gewährleisten.

  
  

CFO-Checkliste: Wann „Hands-on“ den Unterschied macht

Eine schnelle Diagnose ist für CFOs entscheidend. Hier sind einige Situationen, in denen ein Interim Buchhalter den Unterschied ausmachen kann:

• Vakanz im Accounting oder Hochbetrieb während des Monats- oder Jahresabschlusses.

• Systemwechsel, z.B. auf SAP S/4HANA oder DATEV-Cloud: Stabilität im Parallelbetrieb sicherstellen.

• Prüfungsdruck: PBC-Listen, Evidenz und Audit-Traces zeitnah aufbauen.

  Working Capital: DSO/DPO signifikant verbessern, um Liquidität freizusetzen.

• Qualitätsprobleme: Hohe Nachbuchungsraten oder wiederkehrende Fehlerquellen erkennen und beheben.

  
  

30-Minuten Hands-on-Check: Ihr nächster Schritt

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