Interim Buchhalter: Sachliche & fachliche Rechnungsprüfung – Prozess

Der Rechnungsprüfungsprozess ist eine entscheidende Funktion in jedem Unternehmen. Insbesondere im Zeitalter der Digitalisierung ist es wichtig, dass Unternehmen ihre finanziellen Abläufe effizient gestalten. Ad-hoc-Prüfungen können Zeit kosten, zu Fehlern führen und Skonti blockieren. Interim Buchhalter helfen dabei, die Prozesse zu standardisieren und die Effizienz zu steigern.

Executive Summary

Die Herausforderung, vor der viele Unternehmen stehen, sind ineffiziente Prüfpraktiken, die sowohl Zeit als auch Geld kosten. Hier sind die wichtigsten Probleme:

• Problem: Ad-hoc-Prüfungen kosten Zeit, erzeugen Fehler und blockieren Skonti.

• Lösung: Implementierung eines klaren P2P-Prozesses mit getrennten Verantwortungen (RACI), Checklisten und Decision-Tree mit Toleranzen.

• Effekt: Höhere First-Pass-Match-Rate, kürzere Durchlaufzeiten, geringere Prüfungs- und Nacharbeitskosten.

  
  

Mit einem strukturierten Ansatz zur Rechnungsprüfung kann Ihr Unternehmen die Effizienz erheblich steigern und die Genauigkeit verbessern, was letztendlich zu positiven finanziellen Ergebnissen führt.

Begriffe sauber trennen

Um die Rechnungsprüfung zu optimieren, ist es wichtig, die verschiedenen Prüfungen klar zu definieren:

1. Formale Prüfung: Überprüfung der Pflichtangaben wie IBAN, Bestellbezug, eindeutige Rechnungs-ID, Lieferzeitraum und richtige Firma.

2. Rechnerische Prüfung: Überprüfung von Summen, MwSt-Berechnung sowie Skonti und Umrechnungen.

3. Sachliche Prüfung: Abgleich der Menge, Preise und Leistungen gemäß Bestellung oder Vertrag, inklusive Liefer- und Leistungsnachweise.

4. Fachliche Prüfung: Sicherstellung der richtigen Kontierung, Steuerlogik und Budgetverfügbarkeit.

   
   

Dokumente zur Prüfung der Rechnungen

Das Zielbild ist, dass formale und rechnerische Prüfungen automatisiert durchgeführt werden, während die Fachabteilungen sich nur mit Sachlich- und Fachprüfung beschäftigen, wenn Abweichungen oder Schwellenwerte erreicht sind.

End-to-End Prozess (P2P) in 8 Schritten

Ein klar definierter P2P-Prozess ist entscheidend für die Effizienz. Hier sind die acht Schritte:

1. Bestellanlage (Einkauf): Erstellung der Bestellung mit Warengruppe, Preis, Lieferant und Kostenstelle.

2. Wareneingang/Leistungsnachweis (Fachbereich): Digitale Bestätigung des Wareneingangs.

3. Rechnungseingang: Eingabe der Rechnung über DMS, E-Rechnung oder OCR.

4. Formale & rechnerische Prüfung (AP-Automation): Prüfung auf Pflichtfelder, Dubletten-Check und Summen.

5. Sachliche Prüfung (Fachbereich): Abgleich mit Bestellung und Leistungsnachweis.

6. Fachliche Prüfung (Budget-Owner/Controlling): Überprüfung von Kontierung, Steuerkennzeichen und Budget.

7. Freigabe: Genehmigungsworkflow gemäß der Kompetenzordnung.

8. Zahlung & Archiv (FiBu): Zahllauf und revisionssichere Ablage.

   
   

Bürosystem zur Rechnungsprüfung

RACI-Rollen

Für eine klare Verantwortungsstruktur ist ein RACI-Diagramm hilfreich:

• R (Responsible): AP/FiBu für formal/rechnerisch; Fachbereich für sachlich; Budget-Owner/Controlling für fachlich.

• A (Accountable): Leiter der Buchhaltung/CFO je Schwelle.

• C/I: Einkauf, Tax und Internal Audit variieren je nach Fall.

  
  

Checklisten zum Direkt-Einsatz

Checklisten sind ein hervorragendes Werkzeug für die Effizienzsteigerung in der Rechnungsprüfung. Hier sind einige praktische Beispiele:

3.1 Formale & rechnerische Prüfung (AP/FiBu)

• Pflichtfelder vollständig (Lieferant, Datum, Nummer, Netto/Steuer/Brutto).

• IBAN/BIC stimmig, Zahlungsziel plausibel.

• PO-Nummer vorhanden.

• Summen und MwSt korrekt.

  
  

3.2 Sachliche Prüfung (Fachbereich/Einkauf)

• Menge und Preis gemäß PO/Vertrag ± Toleranz.

• Wareneingang/Leistungsnachweis vorhanden.

• Liefer- und Leistungszeitraum passt.

  
  

3.3 Fachliche Prüfung (Budget-Owner/Controlling)

• Kontierung korrekt (Sachkonto, Kostenstelle, Projekt).

• Steuerkennzeichen ist richtig.

• Budget ist verfügbar und korrekt zugeordnet.

  
  

Decision-Tree (Regelwerk) – das Automations-Herz

Ein Decision-Tree ist ein zentrales Mittel zur Automatisierung. Anstelle von unübersichtlichen „IF-Gräbern“ können Unternehmen Entscheidungsbäume nutzen, um die Effizienz zu steigern. Hier ist ein gekürztes Beispiel:

• Hat die Rechnung eine PO?

• Ja → 3-Way-Match (PO/Wareneingang/Rechnung).

• Nein → 2-Way-Match (Vertrag/Freigabeschein erforderlich).

Transparenz ist entscheidend: Jede automatische Entscheidung sollte Regel-ID, Zeitstempel, User und Quelle ins Protokoll schreiben.

Automatisierung: leichtgewichtig & GoBD-tauglich

Die Automatisierung ist kein Selbstzweck, sondern dient der Effizienz. Einige Tools und Prozesse, die in die Rechnungskontrolle integriert werden können, umfassen:

• E-Rechnung/OCR: Gewährleistung strukturierter Daten und Belegbilder.

• Power Query / ETL: Abgleich von Lieferanten- und Warengruppen gegen Mapping.

• Workflow: Mobile Freigaben und SLA für Ausnahmen.

  
  

Die Automatisierung sollte leichtgewichtig und nach den GoBD-Richtlinien konzipiert sein.

Sonderfälle richtig routen

Jeder Rechnungsprüfungsprozess muss sich mit Sonderfällen auseinandersetzen. Hier sind einige Beispiele:

• Anzahlungen/Teilrechnungen: Referenzierung auf Vertrags- oder Projektpläne.

• Gutschriften: Negative Beträge sauber auf die ursprüngliche PO matchen.

• Reisekosten: Klare Richtlinien und automatische Spesen-Apps.

  
  

Ein strukturierter Ansatz ist hier der Schlüssel zu einem erfolgreichen Prozess.

KPIs für CFO-Steuerung

Die Leistung des Rechnungsprüfungsprozesses kann durch verschiedene KPIs gemessen werden:

• First-Pass-Match-Rate: Prozentsatz der Rechnungen ohne manuellen Eingriff.

• Cycle Time Invoice-to-Post: Zeit vom Rechnungseingang bis zur Buchung.

• Exception-Rate: Prozentsatz der Rechnungen in der Warteschlange.

  
  

Diese KPIs helfen dabei, die Ergebnisse des Rechnungsprüfungsprozesses zu steuern.

30-60-90-Tage-Plan mit Interim Buchhalter

Die Implementierung eines effizienten Rechnungsprüfungsprozesses kann in einem 30-60-90-Tage-Plan strukturiert werden:

Tage 1–30 (Stabilisieren)

• Ist-Prozess und Datenquellen analysieren.

• KPI-Baseline erstellen und RACI-Rollen klären.

• Checklisten live stellen und Pflichtfelder automatisieren.

  
  

Tage 31–60 (Beschleunigen)

• Decision-Tree und Mapping-Tabellen aufsetzen.

• Toleranzen definieren und 3-Way-Match aktivieren.

  
  

Tage 61–90 (Verankern)

• DOA/Workflow verfeinern.

• Trainings und Leitfäden erstellen.

• KPIs im Dashboard integrieren und Audit-Trail prüfen.

  
  

Mini-Case (Kurzfassung)

Eine fiktive Fallstudie kann die Effektivität eines solchen Prozesses verdeutlichen. Mit einer initialen Touchless-Rate von 35 % und häufigen Abweichungen wurden durch die Implementierung eines Decision-Trees und Mapping-Tabellen innerhalb von 10 Wochen folgende Ergebnisse erzielt:

• Touchless-Rate: Steigerung auf 72 %

• Cycle Time: Reduktion um 46 %

• Prüfungsnacharbeiten: Reduktion um 30 %

• Skonto-Nutzung: Steigerung um 18 Prozentpunkte

  
  

Fazit: Zukunftssicher durch standardisierte Prozesse

Interim Buchhalter liefern nicht bloß „mehr Hände“, sondern helfen Unternehmen, einen standardisierten und prüfsicheren Rechnungsprozess zu etablieren. Mit klaren Rollen, Checklisten, Entscheidungsbäumen und Automatisierung wird der Prozess effizenter und fehlerfreier. Das Resultat ist weniger Stress und mehr erledigte Aufgaben.

Mit einem strukturierten Ansatz wird jedes Unternehmen in der Lage sein, seine Rechnungsprüfungsprozesse signifikant zu verbessern und sich auf eine positive Zukunft zu freuen.