Interim Buchhalter: Warum ständige Kurswechsel teuer sind

Im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld sind Unternehmen oft gezwungen, ihre Strategien und Prozesse anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch ständige Kurswechsel können immense Kosten verursachen und die Effizienz der Finance-Teams stark beeinträchtigen. In diesem Blog-Beitrag werden wir uns eingehend mit den Herausforderungen befassen, die durch häufige Änderungen entstehen, und wie ein Interim Buchhalter helfen kann, diese Herausforderungen in den Griff zu bekommen.

Warum ständige Richtungswechsel so teuer sind

Ständige Kurswechsel führen zu einer Vielzahl von Problemen, die sowohl kurzfristige als auch langfristige Auswirkungen auf Unternehmen haben.

Kontextwechsel frisst Produktivität

Jede Planung Änderung erfordert ein neues Einlesen der Situation, das Stellen von Rückfragen und das Warten auf Antworten. Diese ständigen Wechsel führen dazu, dass Aufgaben unvollständig bleiben, was Nacharbeit, Überstunden und Audit-Risiken erzeugt und somit nicht nur die Produktivität belasten, sondern auch die Mitarbeiterbindung beeinträchtigen kann.

WIP-Stau statt Ergebnis

Ohne klare Priorisierung wächst das "Work in Progress" (WIP). Viele Tickets bleiben offen, und kaum ein Projekt wird zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht. Dashboards füllen sich mit unerledigten Aufgaben, und der Monatsabschluss rutscht immer weiter nach hinten.

Unsichtbare Folgekosten

Die finanziellen Folgekosten dieser Ineffizienz sind häufig nicht sofort sichtbar. Skonti und Zinsen gehen verloren, wenn Zahlläufe und Abstimmungen zu spät durchgeführt werden. Auch die Zeit der Prüfer steigt durch unklare Evidenzen und notwendige Nachbuchungen. In der Folge leiden die Mitarbeiter unter einem permanenten "Dauerfeuer" von Aufgaben, was zu einer hohen Fluktuation in den Teams führen kann.

Symptome in Finance-Teams (erkennst du dich wieder?)

Es ist oft schwierig, die Symptome für ineffiziente Prozesse zu erkennen. Einige Anzeichen, die darauf hinweisen könnten, dass du oder dein Team in einer ähnlichen Situation sind:

• Drei Prioritäten „Prio A“ – jedes Mal neu.

• Offene IC-Differenzen, die nie finalisiert werden.

• PBC-Listen, die „in Arbeit“ sind, und Belege, die verstreut liegen.

• Der Close-Kalender existiert, wird jedoch ständig übersteuert.

• „Nur kurz dazwischenschieben…“ – das Team arbeitet abends und verliert damit seine Work-Life-Balance.

  
  

Ein überforderte Finanzteam bei der Arbeit spät in der Nacht.

Wie ein Interim Buchhalter sofort Stabilität reinbringt

Ein Interim Buchhalter kann augenblicklich Stabilität in ein chaotisches Finance-Team bringen. Hier sind einige Schritte, die er umsetzen kann:

Zielbild & KPI-Klarheit (Tag 1–5)

Bereits am ersten Tag sollte ein klar definierter 1-Seiter erstellt werden, welcher festhält: „Was liefern wir bis zu einem bestimmten Datum?“ Hierbei könnten KPIs wie „Close ≤ 8 Tage“ oder „IC-Delta < 0,2 %“ festgehalten werden. Ein RACI-Diagramm legt Verantwortlichkeiten je Aktivität fest, um Klarheit zu schaffen.

WIP-Limits & Sequenz (Woche 1)

Die Umsetzung von WIP-Limits ist entscheidend. Nur maximal drei parallel laufende Streams sollten erlaubt sein, wie beispielsweise die Abstimmung der Kreditoren (AP), IC und Rückstellungen. Alle anderen Aufgaben sollten in einem priorisierten Backlog mit einem festgelegten Starttermin erfasst werden.

Change-Governance (ab Woche 1)

Jede neue Aufgabe benötigt ein Change-Ticket, in dem Zweck, Aufwand und der Einfluss auf die Termine dokumentiert sind. Entscheidungen sollten binnen 24 Stunden in einem Mini-Steering-Gremium (CFO + Interim Buchhalter + Owner) getroffen werden. Es sollten Freeze-Zonen um die kritischen Close-Tage (Day 5 bis Day 10) eingerichtet werden, um keinen Platz für „Sonderwünsche“ zu bieten.

Close-Takt & Checklisten (Woche 1–2)

Ein verbindlicher Fast-Close-Kalender sollte erstellt werden, der Abhängigkeiten berücksichtigt. SOP-Checklisten und PBC-Vorlagen helfen dabei, die „Definition of Done“ für jeden Schritt klarzustellen.

Sichtbarkeit & Eskalation (sofort)

Tägliche 10-Minuten-Updates ermöglichen eine schnelle Sicht auf den aktuellen Stand: „Fertig / Blocker / Nächster Schritt“. Themen, die auf Rot stehen, sollten binnen 24 Stunden eskaliert werden, damit Probleme nicht angehäuft werden.

Ein Finanzteam, das zusammenarbeitet, um Probleme zu lösen.

14-Tage-Paket: Von Chaos zu Klarheit

Um echte Veränderungen zu bewirken, könnte ein 14-tägiges Paket ausgearbeitet werden:

• Tag 1–3: Hörtour, KPI-Baseline, das Backlog sicht sichten.

• Tag 4–7: RACI, WIP-Limits, Close-Kalender festlegen.

• Tag 8–10: SOP-Checklisten und das PBC-Paket live bringen.

• Tag 11–14: Change-Board starten und erste „Fertig-Meldungen“ mit Evidenz erhalten.

  
  

Das Ergebnis dieser Maßnahmen ist weniger „Work in Progress“ und mehr erfolgreich abgeschlossene Aufgaben. Die Führung hat endlich Transparenz darüber, wann was geliefert wird und was eine Änderung kostet.

Mini-ROI-Rechnung (6 Monate, Beispiel)

Um die finanziellen Auswirkungen eines Interim Buchhalters zu verdeutlichen, lässt sich ein Beispiel durchrechnen:

• Ausgangslage: 12 FTE Accounting, Close 12 Tage, Kreditlinie 60 Millionen €, Effektivzins 3,0 %.

• Weniger Kontextwechsel führen zu +10 % Netto-Produktivität, was ca. 1 FTE frei macht und etwa 45.000 € pro Jahr als Opportunitätswert ergibt (in 6 Monaten: 22.500 €).

• Ein schnellerer Close um 3 Tage resultiert in einem Zinsvorteil von circa 13.500 € pro Jahr (in 6 Monaten: 6.750 €).

• Dies führt zu einer Einsparung von etwa 4.750 € (6 Monate: 2.375 €) durch eine Verringerung der Prüferzeit von 20 %.

  
  

Insgesamt ergeben sich also direkte Effekte in Höhe von circa 31.625 € über 6 Monate. Die Kosten für den Interim Buchhalter belaufen sich auf 60 PT x 1.150 € = 69.000 €. Es ist wichtig zu beachten, dass die monetären Effekte in der Regel konservativ geschätzt werden; häufig übersteigt der Nutzen durch Terminsicherheit und weniger Nachbuchungen die Zinseffekte erheblich.

Leitplanken, die Kurswechsel kontrollieren

Um eine kontinuierliche Stabilität zu gewährleisten, sollten folgende Leitplanken beachtet werden:

• Ein One-Pager-Ziel sollte vor jeder Initiative erstellt werden, um Scope, Definition of Done und Termine zu klären.

• Das Backlog sollte feste Startfenster anstelle von Ad-hoc-Aufträgen beinhalten.

• Jedes Change-Ticket sollte den Einfluss auf Zeit und Kosten deutlich machen; verdeckte „Gratis-Änderungen“ sollten vermieden werden.

• Während der kritischen Close-Tage sollten Freeze-Zonen bestehen bleiben.

• Nach jedem Close sollte eine Retrospektive abgehalten werden: „Was stoppen wir? Was standardisieren wir?“

  
  

FAQ

„Wir müssen doch flexibel bleiben – geht das mit Governance?“

Ja, Flexibilität bedeutet nicht, dass Chaos entstehen muss. Ein schlankes Change-Board kann Entscheidungen schnell treffen, während der Fokus auf Auswirkungen und Termine erhalten bleibt.

„Wie verhindere ich, dass Chefs Aufgaben direkt ins Team geben?“

Der einfachste Weg ist, sie darum zu bitten, die Aufgabe als Change-Ticket zu formulieren – "Wir entscheiden in 24 Stunden". So schützt man den Fokus des Teams, ohne direkt „Nein“ sagen zu müssen.

„Wie messe ich den Effekt?“

Wichtige Messgrößen sind die Close-Tage, die Nachbuchungsquote, die Anzahl offener PBC-Items sowie parallel laufende Streams. Alle sollten sich innerhalb von zwei Close-Zyklen sichtbar verbessern.

Zeit für Veränderungen

Möchtest du erfahren, wie du mit Unterstützung eines Interim Buchhalters in nur 14 Tagen WIP reduzieren, Kurswechsel effektiv steuern und pünktliche Ergebnisse liefern kannst? Ich lade dich zu einem 30-minütigen „Focus-First“-Sparring ein. Lass uns gemeinsam die nächsten Schritte besprechen – messbar, revisionssicher und ohne anhaltende Zusatzlast für dein Team.