Interim Buchhalter vs. Festanstellung: Kostenvergleich 2025

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt müssen Unternehmen ständig optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein zentrales Thema, das CFOs im Jahr 2025 beschäftigt, ist der Vergleich zwischen Interim Buchhaltern und Festanstellungen. Dieser Artikel beleuchtet die Kosten, ROI-Berechnungen und die Flexibilität beider Optionen, um eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen.

Executive Summary - Interim Buchhalter vs. Festanstellung

Die Entscheidung zwischen einem Interim Buchhalter und einer Festanstellung kann erheblichen Einfluss auf die finanziellen Ressourcen eines Unternehmens haben. Laut aktuellen Daten können Unternehmen bis zu 32% an Kosten sparen, wenn sie projektbezogene Tagessätze anstelle eines Fixgehalts in Betracht ziehen. Ein Return on Investment (ROI) ist oft in weniger als 6 Monaten zu erzielen, was auf schnellere Abschlüsse und erhebliche Zinsvorteile zurückzuführen ist. Darüber hinaus bietet die Interim-Lösung maximale Flexibilität bei Vakanzen und kostenintensiven Prozessriessen, ohne langfristige Bindungen einzugehen.

Kostenarten im Vergleich

Im täglichen Geschäft vernachlässigen viele CFOs den Total Cost of Ownership (TCO) einer Buchhaltungsstelle im Vergleich zu den Tagessätzen eines Interim-Profis. Bei Laufzeiten unter 9 Monaten oder in Phasen mit hohem Prozessrisiko kann sich der höhere Tagessatz oft als wirtschaftlicher erweisen, da der Interim Buchhalter sofort wirksam ist, ohne langfristige Kosten zu verursachen.

Für CFOs ist es wichtig, die verschiedenen Kostenarten zu berücksichtigen. Dazu gehören direkte Gehälter, soziale Abgaben und Nebenkosten für Festangestellte sowie die Tagessätze von Interim Buchhaltern. Es ist entscheidend, jeden Aspekt zu betrachten, um eine informierte Budgetierung für 2025 zu gewährleisten.

ROI-Berechnung & Business-Case

Nehmen wir als Beispiel ein Maschinenbauunternehmen mit einem Umsatz von 300 Millionen Euro und IFRS-Reporting. Die Nettovorteile eines Interim Buchhalters sind signifikant:

• Schnellere Monatsabschlüsse (Reduzierung um 5 Tage) vermindern den Zinsaufwand auf 40 Millionen Euro kurzfristige Kredite um 0,4 Prozentpunkte, was einer Einsparung von 66.667 Euro pro Jahr entspricht.

• Vermeidung von Lieferantenmahngebühren durch pünktliche Zahlläufe bringt Einsparungen von bis zu 120.000 Euro (bei 1% Skonto auf 12 Millionen Euro).

• Eine halbierte Audit-Vorbereitungszeit erfordert 125 Stunden Wirtschaftsprüfer mit einer Rate von 180 Euro/h, was zusätzlich 22.500 Euro einspart.

• Entfallene Vakanzkosten in Höhe von 15.300 Euro, da die Stelle zwei Monate unbesetzt blieb.

  
  

Insgesamt ergibt sich ein Nutzen von 224.467 Euro innerhalb von sechs Monaten im Vergleich zu Kosten von 132.000 Euro für den Interim Buchhalter. Der ROI beträgt somit 1,7, was bedeutet, dass die Investition sich in weniger als einem halben Jahr amortisiert.

Flexibilität & Risikomanagement

Interim Buchhalter bieten zahlreiche Vorteile in Bezug auf Flexibilität und Risikomanagement. Sie können schnell eingesetzt werden, oft innerhalb von 5 Werktagen und der Vertrag endet automatisch nach Erreichung der Ziele. Für Unternehmen, die saisonale Peaks oder besondere Projekte haben (z.B. Jahresabschlüsse oder Migrationen wie SAP S/4HANA oder DATEV-Cloud), ist dies besonders vorteilhaft.

Ein Interim Buchhalter bringt auch spezifisches Wissen in Transformationsprojekten, beispielsweise zur Einhaltung von ESG-Vorgaben, ohne dass die gesamte Belegschaft umgeschult werden muss. So wird das Risiko von Kündigungsschutz und Abfindungen eliminiert, was zu voller Kostentransparenz führt.

Compliance & Know-how-Transfer

Neben den finanziellen Aspekten ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Compliance) ein entscheidender Faktor. Interim-Profis bringen bewährte Checklisten mit, die sich an GoBD und IDW PS 880 orientieren. Damit wird sichergestellt, dass keine rechtlichen Risiken für das Unternehmen entstehen.

Im Bereich des ESG-Reportings können Interim Buchhalter helfen, nicht-finanzielle Kennzahlen effektiv in die Finanzbuchhaltung zu integrieren, sodass Unternehmen sowohl kurzfristig als auch langfristig von den Vorteilen profitieren.

Zusätzlich sorgen sie für eine umfassende Wissensdokumentation, die nicht nur ein Übergabe-Handbuch, sondern auch Schulungsvideos umfasst. Dieser Know-how-Transfer sichert nicht nur die Nachhaltigkeit der Prozesse, sondern schützt auch vor Vendor Risks durch NDAs und Versicherungsschutz von über 5 Millionen Euro.

Entscheidungs-Checkliste für CFOs

Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten CFOs die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Scope definieren – Setzen Sie klare Ziel-KPIs, beispielsweise eine Abschlussdauer von weniger als 8 Tagen.

• Skill-Fit prüfen – Achten Sie darauf, dass der Interim Buchhalter ausreichendes Fachwissen im verwendeten ERP-System und der Bilanzierungsstandards hat.

• Tagessatz vs. Vollkosten – Führen Sie eine Gesamtkalkulation durch und berücksichtigen Sie nicht nur das Gehalt, sondern alle anfallenden Kosten.

• Vertrag & NDA – Achten Sie auf die Laufzeit, Exit-Klauseln und Haftungsfragen.

• Onboarding-Plan – Bereiten Sie die Zugänge, Daten und Ansprechpartner gründlich vor.

  
  

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie hoch ist der Tagessatz eines Interim Buchhalters 2025?

Laut dem DDIM und dem Interim Management Report 2025 liegt der Tagessatz zwischen 1.000 und 1.300 Euro pro Tag, abhängig von der Komplexität des Projekts.

Ab welcher Projektdauer rechnet sich ein Interim Buchhalter?

In der Regel ab 3–6 Monaten, wenn man Vakanzkosten, Zinsersparnis und schnelle Projektfortschritte berücksichtigt.

Ist Interim Buchhaltung nur für Großunternehmen sinnvoll?

Definitiv nein. Auch Mittelständler können von Interim Lösungen profitieren, insbesondere bei Systemeinführungen oder kurzfristigen Personalengpässen.

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Diesen Artikel abschließend möchte ich Sie ermutigen, die Interim Buchhaltung als ernsthafte Option in Ihre Geschäftsanalyse für 2025 zu integrieren. Es ist eine Entscheidung, die langfristige Auswirkungen auf die Effizienz und Kosteneinsparungen Ihres Unternehmens haben kann.