Warum Interim Buchhalter eher von Papier auf Digital umstellen – statt sofort KI einzuführen

Die Landschaft der Buchhaltung verändert sich rasant. Immer mehr Unternehmen stehen vor der Frage, wie sie ihre Prozesse effizienter gestalten können. Immer häufiger wird dabei die Technologienutzung zur Diskussion gestellt. Interim Buchhalter spielen hierbei eine entscheidende Rolle, insbesondere wenn es darum geht, den Übergang von papiergestützten zu digitalen Lösungen zu gestalten. In diesem Artikel wird erläutert, warum Interim Buchhalter zunächst Papier digitalisieren sollten, bevor sie auf Künstliche Intelligenz (KI) setzen.

CFO-Perspektive: Warum die Reihenfolge zählt

CFOs wählen ihre Entscheidungen basierend auf Risiko und Ergebnissen. Ein Interim Buchhalter wird oft dazu beauftragt, Stabilität und Transparenz in kurzer Zeit zu schaffen. Dieser Prozess erfolgt am schnellsten, wenn vier grundlegende Elemente etabliert sind:

• Digitale Belegflüsse: Der Einsatz von elektronischen Rechnungen und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) sorgt dafür, dass keine Papierstaus entstehen und alle Prozesse nachvollziehbar und effizient ablaufen.

• Saubere Stammdaten: Präzise Daten zu Debitoren, Kreditoren, Konten und Kostenstellen minimieren Fehlbuchungen und Nacharbeiten erheblich.

• Standard-SOPs & RACI: Ein klar definierter Prozess, der festlegt, wer was bis wann macht, sorgt dafür, dass alles prüfbar, wiederholbar und skalierbar ist.

• Automatisierte ETL-Strecken: Automatisierungen wie Power Query oder VBA garantieren, dass Daten konsistent ins ERP-System übermittelt werden.

  
  

Erst wenn diese Grundlagen gelegt sind, kann Künstliche Intelligenz in Form von Anomalie-Erkennung oder Automatisierung von Erklärungen ihr volles Potenzial entfalten.

Darstellung eines Dokumentenmanagementsystems in Aktion.

Reifegrad-Leiter: Von Papier → Digital → Automation → KI

Die Transformation durchläuft mehrere Stufen, jede mit spezifischen Zielen und Aufgaben:

• Stufe Papier: Hier dominieren manuelle Freigaben und Medienbrüche. Ein Interim Buchhalter erstellt eine Bestandsaufnahme, identifiziert Risiken und erstellt eine Liste mit Quick-Wins.

• Stufe Digital: Es werden DMS und E-Invoices eingeführt und ein Workflow für Zugriffs- und Freigaberechte definiert. Das Ergebnis ist ein SOP-Paket, Onboarding-Checklisten und eine Rollenmatrix.

• Stufe Automation: Hier liegt der Fokus auf ETL-Prozessen, Abstimm-Makros und Standard-Reports. Interim Buchhalter konfigurieren beispielsweise Power-Query-Pipelines und unterstützen bei der Erstellung von Prüfbüchern (PBC).

  
  

• Stufe KI: Diese Stufe beinhaltet Use Cases wie automatisierteErklärungen oder Buchhaltungshilfen. Die dafür benötigten Richtlinien sowie Übergaben werden erarbeitet.

  
  

Takeaway: Wer die unteren Stufen überspringt, delegiert nur das Chaos an KI und schafft neue Fehlerquellen.

Visualisierung eines digitalen Workflows in der Buchhaltung.

Warum Interim Buchhalter hier die erste Wahl sind

Interim Buchhalter bieten eine hands-on Unterstützung, die in dieser kritischen Phase entscheidend ist:

• Praktisches Wissen: Sie bringen nicht nur Theorie mit, sondern übernehmen auch die praktischen Aufgaben: buchen, abstimmen und Workflows bauen.

• System-agnostisch: Sie sind nicht an ein bestimmtes System gebunden, sei es SAP, DATEV oder MS Dynamics – der Fokus liegt auf dem Ergebnis.

• SOP- und Automations-Fokus: Durch die Standardisierung, Dokumentation und Automatisierung der Prozesse bleiben alle Schritte audit-proof.

• Wissenstransfer: Sie schulen das Team, erstellen Videoguides und sorgen für eine wirksame Übergabe, sodass deren Effekte auch nach dem Ende des Mandats anhalten.

  
  

Die häufigsten Blocker – und wie sie zuerst gelöst werden

Bei der Umstellung auf digitale Buchhaltung gibt es viele Herausforderungen. Interim Buchhalter können helfen, diese Blockaden zu überwinden:

• Papier-Freigaben: Umstellung auf digitale Workflows mit klaren Eskalationen und Fristen kann hier Abhilfe schaffen.

• Doppelte Erfassung: Durch ETL-Automatisierung wie Power Query und eine klare Datenquelle ("Single-Source-of-Truth") lässt sich dieser Effekt mindern.

• Stammdaten-Wildwuchs: Klare Owner, Pflegezyklen und ein Änderungsworkflow sind nötig, um die Qualität der Daten zu sichern.

• Unklare Rollen/Rechte: Durch die Einführung einer RACI-Matrix und eine Berechtigungsmatrix kann Verwirrung beseitigt werden.

• PBC-Stress vor der Prüfung: Ein Standard-PBC-Pack mit Checklisten, Evidenzen und Protokollen kann für Entlastung sorgen.

  
  

Fazit: Digitale Basics amortisieren sich schnell und senken das Projektrisiko. Künstliche Intelligenz kann dann strukturiert folgen und stabilen Mehrwert liefern.

Grafik, die den ROI-Vergleich zwischen digitalen Grundlagen und KI zeigt.

30-60-90-Tage-Plan: Erst digital sauber, dann KI

Ein konkreter Plan für die ersten drei Monate kann den Prozess erheblich vereinfachen:

• Tage 1–30 (Stabilisieren): Hörtour, Prozesskarte, KPI-Baseline erstellen (Close-Tage, Nachbuchungen, PBC-Findings). Pilotiere DMS/E-Invoice-Workflow, erarbeite eine Zugriffs-/Freigabematrix und ein RACI. Erste Power-Query-Pipelines einrichten.

• Tage 31–60 (Beschleunigen): ETL-Strecken ausrollen, erste Standard-Reports und PBC-Pack live bringen. Stammdaten-Governance etablieren. Close-Kalender optimieren.

  
  

• Tage 61–90 (Verankern + KI-Starter): Lessons Learned in SOP umsetzen, Schulungen anbieten. Pilot für KI-Projekte dort starten, wo Daten stabil sind.

  
  

Wann KI sich trotzdem sofort lohnt

In bestimmten Situationen kann die Einführung von KI auch ohne vollständige Digitalisierung sinnvoll sein:

• Dokument-Optical Character Recognition (OCR): Bei hohem Belegvolumen in Verbindung mit einem DMS.

• Anomalie-Hinweise: Anwendungsfälle für bereits saubere Daten wie AR-Aging oder IC-Deltas.

• Copilot-Assist: Bei der Dokumentation von SOP sowie Prüfungs-PBC-Beschreibungen, wenn die Quellen gut geklärt sind.

  
  

Entscheidungs-Checkliste für CFOs

Bei der Überlegung, ob der Einsatz von Interim Buchhaltern und die Umstellung auf digitale Prozesse sinnvoll sind, hilft folgende Checkliste:

• Sind Papierprozesse vollständig im Workflow/DMS abgebildet?

• Sind Stammdaten-Owner und Pflegezyklus definiert?

• Ist die ETL-Automatisierung für kritische Feeds (Bank, AR/AP) aktiv?

• Sind PBC-Pack und Audit-Trail etabliert?

• Hat sich der Close-KPI über zwei Zyklen verbessert?

  
  

Wenn diese Punkte abgehakt sind, sollten KI-Use-Cases priorisiert und Pilotprojekte gestartet werden.

Mini-Case (Kurzfassung)

• Ausgangslage: Papierfreigaben, 14-Tage-Close, hohe Nachbuchungen.

• Einsatz Interim Buchhalter: Workflow und DMS eingeführt, ETL via Power Query, SOP-Paket und RACI, PBC-Pack entwickelt.

• Ergebnis in 10 Wochen: Close um −5 Tage, Prüfungszeit um −18 %, Nachbuchungen um −35 % gesenkt.

• Nachgelagert: KI-Pilot für automatische Abweichungs-Erklärungen – stabil dank sauberer Datenlage.

  
  

FAQ

Ist KI ohne digitale Basics unmöglich?

Nicht unmöglich, aber ineffizient. Ohne saubere Daten und Prozesse skaliert KI schlechter und erhöht das Risiko fehlerhafter Entscheidungen.

Wie lange dauert die Umstellung von Papier auf digital?

Erste Ergebnisse sind meist im ersten Close-Zyklus (4–8 Wochen) sichtbar. Eine vollständige Verankerung dauert etwa 90 Tage.

Brauchen wir spezielle Tools?

In der Regel reichen vorhandene Systeme sowie DMS/Workflow und Automatisierungen wie Power-Query/VBA. KI kann später modular ergänzt werden.

In der heutigen Zeit ist es entscheidend, die richtigen Schritte zur Digitalisierung der Buchhaltung zu unternehmen. Interim Buchhalter bieten einzigartige Vorteile, die den Übergang von papiergestützten Berichten auf digitale Lösungen erheblich erleichtern und Unternehmen auf den Weg zur Integration von KI führen.